Jak efektywnie używać szablonów e-mail w Pipedrive, by oszczędzać czas

Każdy, kto pracuje w sprzedaży wie, że wiele codziennych wiadomości do klientów jest do siebie bardzo podobnych. Regularne wysyłanie podsumowań, ofert lub przypomnień potrafi zabierać dużo czasu, obniżając ogólną efektywność zespołu. Rozwiązaniem, które znacząco usprawnia ten proces, są szablony e-mail dostępne w systemie Pipedrive CRM.

Czym są szablony e-mail w Pipedrive?

Szablony e-mail w Pipedrive to wcześniej przygotowane wzory wiadomości, które możesz wielokrotnie wykorzystać. Dzięki tej funkcji, wstawienie gotowej treści do nowej wiadomości zajmuje zaledwie kilka sekund. Korzystanie z szablonów nie tylko pozwala zaoszczędzić cenny czas, ale zapewnia również spójność przekazu i profesjonalny wygląd każdej wysyłanej wiadomości. Dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów powstających podczas ciągłego przepisywania tych samych informacji.

Warto zaznaczyć, że możliwość synchronizacji skrzynek e-mail oraz wysyłania wiadomości bezpośrednio z poziomu CRM dostępna jest jedynie dla użytkowników posiadających plan Advanced lub wyższy.

Tracisz godziny na planowanie spotkań? Odkryj Pipedrive Scheduler - narzędzie, które automatyzuje kalendarz i eliminuje ping-pong mailowy.

Jak stworzyć własny szablon e-mail w Pipedrive?

Proces tworzenia szablonu jest bardzo prosty:

1. Przejdź do zakładki E-mail w Pipedrive.
2. Kliknij przycisk Utwórz e-mail.
3. Wpisz i sformatuj wiadomość, którą chcesz zapisać jako szablon (np. wiadomość powitalną lub ofertową).
4. Kliknij opcję Wybierz szablon, a następnie Zapisz wersję roboczą jako szablon.
5. Nadaj szablonowi jasną i zrozumiałą nazwę oraz zdecyduj, czy będzie widoczny tylko dla Ciebie, czy dla całego zespołu.

W ten sposób Twój nowy szablon jest już gotowy do wielokrotnego użycia.

Odkryj, jak AI w Pipedrive zwiększa skuteczność sprzedaży 

Personalizacja wiadomości dzięki polom dynamicznym

E-maile, które są spersonalizowane, osiągają zdecydowanie lepsze rezultaty. Pipedrive ułatwia tę personalizację za pomocą pól dynamicznych, takich jak np. {Imię}, {Nazwa firmy}, {Tytuł transakcji}, {Data spotkania} oraz wiele innych istotnych informacji przechowywane w polach CRM, które przynależą do konkretnych rekordów (np. osoby, organizacje, szanse sprzedaży). Pola te automatycznie pobierają dane z systemu CRM. Aby skorzystać z tej funkcji, podczas edycji szablonu kliknij przycisk Wstaw pole i wybierz odpowiednią informację. Dzięki temu każda wysłana wiadomość wygląda, jakby została przygotowana specjalnie dla konkretnego odbiorcy, przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka błędów.

Dodawanie grafik oraz załączników do wiadomości

Uatrakcyjnienie wiadomości za pomocą grafik i załączników zwiększa zaangażowanie odbiorcy. W szablonach e-mail możesz łatwo umieścić elementy wizualne takie jak logo, zdjęcia produktów, czy infografiki. Wystarczy kliknąć ikonę obrazu w edytorze, a następnie wybrać plik z komputera. Równie łatwo dołączysz załączniki, np. broszury produktowe lub cenniki, korzystając z przycisku Załącz. Każda kolejna wiadomość oparta na tym szablonie automatycznie uwzględni dodane materiały.

Grupowe wysyłanie e-maili z wykorzystaniem szablonów

Szablony e-mail idealnie nadają się do wysyłania wiadomości grupowych, dostępnych od planu Advanced wzwyż. Gdy musisz szybko przekazać ważną informację większej grupie klientów, wystarczy zaznaczyć odbiorców w CRM i skorzystać z opcji Wyślij e-mail grupowy, wybierając wcześniej przygotowany szablon. Każdy odbiorca dostanie indywidualnie dopasowaną wiadomość, mimo masowej wysyłki.

Automatyzacja wysyłki wiadomości e-mail

Automatyzacja e-maili pozwala na dodatkową oszczędność czasu i jest dostępna w planach od Advanced wzwyż. W module Automatyzacje w Pipedrive możesz ustawić zasady, które automatycznie wyślą wiadomości po określonych zdarzeniach, np. utworzeniu transakcji lub zmianie etapu sprzedaży. Dzięki temu komunikacja z klientem jest prowadzona regularnie i terminowo, bez konieczności ręcznego pilnowania tego procesu.

Ile czasu tracisz na tworzenie ofert? Smart Docs w Pipedrive: gotowe szablony, pola dynamiczne, e-podpisy i tracking. Zobacz, jak zautomatyzować dokumenty i skupić się na sprzedaży!

Kluczowe korzyści z używania szablonów e-mail:

• Znacząca oszczędność czasu – szablony eliminują konieczność wielokrotnego pisania tych samych wiadomości, co pozwala zespołowi skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Spójny wizerunek firmy – profesjonalne, jednolite treści wysyłanych wiadomości zwiększają wiarygodność firmy w oczach klientów.
• Wyższa skuteczność sprzedaży – systematyczne i szybkie follow-upy dzięki szablonom poprawiają efektywność działań sprzedażowych.
• Ograniczenie błędów – automatyczne wstawianie danych eliminuje ryzyko literówek i błędów w nazwach firm czy imionach odbiorców.
• Szybsze wdrożenie nowych pracowników – gotowe wzorce komunikacji umożliwiają nowym członkom zespołu szybkie opanowanie standardów firmy.

Najlepsze praktyki korzystania z szablonów e-mail:

• Balansuj personalizację z automatyzacją – nawet w gotowym szablonie staraj się dodać krótkie indywidualne nawiązanie, które pokaże klientowi, że wiadomość jest dedykowana właśnie jemu.
• Regularnie aktualizuj swoje szablony – dbaj o aktualność wszystkich zawartych informacji, aby uniknąć przesyłania nieaktualnych danych.
• Monitoruj efektywność – analizuj statystyki wysłanych wiadomości, takie jak otwarcia i kliknięcia, by stale doskonalić szablony.
• Dbaj o jakość treści – komunikacja powinna być jasna, przyjazna i pozbawiona błędów, unikaj też zbędnego technicznego żargonu.
• Utrzymuj porządek w bibliotece szablonów – systematycznie usuwaj stare i nieużywane szablony oraz stosuj jasne nazewnictwo, które ułatwia wyszukiwanie odpowiednich wzorów.

Wykorzystując szablony e-mail w Pipedrive, Twoja firma znacząco zwiększy efektywność komunikacji, poprawiając relacje z klientami i osiągając wymierne korzyści biznesowe.