Jak zautomatyzować przypisywanie leadów w Pipedrive do odpowiednich osób w zespole?

W świecie sprzedaży liczy się czas. Gdy nowy klient zostawia zapytanie, każda minuta opóźnienia w odpowiedzi może przesądzić o tym, czy uda się domknąć transakcję. Automatyczne przypisywanie leadów w Pipedrive to funkcja, która zmienia tę dynamikę – zamiast czekać, lead trafia dokładnie tam, gdzie powinien, w ciągu kilku sekund. Ale to nie tylko kwestia szybkości. To także porządek, sprawiedliwy podział pracy i mądre wykorzystanie kompetencji zespołu.

Co istotne – ta funkcjonalność jest dostępna w planach Professional i wyższych. Jeśli korzystasz z jednego z nich, możesz już dziś wdrożyć zasady, które pozwolą systemowi samodzielnie przydzielać nowe kontakty według Twoich reguł. Raz skonfigurowane, działają niezawodnie w tle.

Dlaczego warto automatyzować przydzielanie leadów?

Wyobraź sobie, że codziennie do Twojego zespołu spływa kilkadziesiąt zapytań. Ktoś musi je ręcznie przejrzeć, ocenić, kto się nimi powinien zająć, przesłać je dalej. To godziny pracy administracyjnej – i mnóstwo okazji do błędów. Tymczasem Pipedrive może zrobić to samo szybciej, precyzyjniej i… bez zmęczenia. Automatyczne przypisywanie eliminuje wąskie gardła i pozwala handlowcom od razu przejść do działania. Zamiast rozdawać leady „na oko", przydzielasz je według reguł, które Ty ustalasz: kompetencje, region, wartość transakcji, produkt, źródło pozyskania.

W efekcie każdy lead trafia do osoby, która najlepiej nadaje się do jego obsługi – a menedżer zespołu zyskuje spokój. Nie musi już czuwać nad każdą nową szansą sprzedaży. Ma pewność, że proces działa zgodnie z planem.

Jak działa automatyczne przypisywanie w Pipedrive?

Zanim zaczniesz tworzyć reguły, warto zrozumieć, co dokładnie wyzwala ich działanie. W Pipedrive są trzy podstawowe typy zdarzeń, które uruchamiają mechanizm przypisywania leadów lub transakcji:

• Dodanie szansy sprzedaży
• Zaktualizowanie szansy sprzedaży – np. zmiana etapu lub innego pola w już istniejącej transakcji.
• Dodanie potencjalnego klienta (leada) – najczęściej w wyniku działań marketingowych lub bezpośredniego importu.

W Pipedrive skonfigurujesz własne reguły, które mówią systemowi: „jeśli lead spełnia te warunki – przypisz go do tej osoby lub zespołu". Te reguły możesz ustawiać na podstawie niemal dowolnych danych:

• kraju,
• branży,
• źródła pozyskania (np. formularz na stronie, kampania reklamowa),
• wartości transakcji,
• etykiet,
• pól niestandardowych.

Pipedrive obsługuje tzw. round-robin – czyli sprawiedliwą rotację w zespole. Możesz też przypisywać leady na podstawie wcześniejszej relacji (np. jeśli firma już istnieje w bazie i ma przypisanego opiekuna – nowy lead z tej firmy trafi do tej samej osoby). Działa to płynnie i niezawodnie.

Przykłady zastosowań automatycznego przypisywania

Zobacz kilka scenariuszy, w których taka automatyzacja znacznie ułatwia pracę:

• Leady z Polski trafiają do warszawskiego zespołu sprzedażowego, a z Niemiec – do zespołu berlińskiego.
• Duże transakcje (np. powyżej 50 000 zł) są kierowane do zespołu Key Account.
• Leady z branży IT trafiają do specjalisty, który ma doświadczenie w tym sektorze.
• Klient, który już kiedyś kupował – od razu trafia do swojego opiekuna.

Zamiast każdorazowo analizować sytuację, wszystko dzieje się automatycznie. Zespół nie musi zadawać pytań: „kto bierze tego leada?" – system już to wie i automatycznie to rozdziela.

Jak ustawić reguły przypisywania leadów? 

Krok po kroku wygląda to tak:

1. Przechodzisz do zakładki Automatyczne przypisywanie.
2. Tworzysz nową regułę, wybierasz typ zdarzenia (nowy lead, nowy deal, aktualizacja).
3. Określasz warunki – co musi się wydarzyć, aby reguła zadziałała.
4. Wybierasz akcję – do kogo ma trafić dany rekord (konkretna osoba, zespół, opiekun firmy/osoby).
5. Zapisujesz, testujesz – i gotowe.

Możesz mieć do 50 aktywnych reguł na typ zdarzenia. Każdą możesz edytować, dezaktywować albo ustawić jej priorytet (reguły sprawdzane są od góry listy – warto to dobrze przemyśleć).

Co zyskasz dzięki automatycznemu przypisywaniu leadów?

• Skrócisz czas reakcji na nowe zapytania – to kluczowy czynnik w sprzedaży.
• Oszczędzisz czas menedżerów – nie będą już musieli ręcznie dzielić leadów.
• Poprawisz morale zespołu – każdy dostaje porównywalną liczbę szans sprzedażowych.
• Zwiększysz skuteczność – lead trafia do odpowiedniej osoby, która zna jest dedykowana do odpowiedniego tematu.
• Wyeliminujesz błędy – system nie przeoczy żadnego kontaktu.
  
  

Co warto wiedzieć na koniec?

Pipedrive pokazuje historię przydzielonych leadów i transakcji. Widzisz, która reguła zadziałała, kto przejął temat i kiedy. Widzisz też, które leady nie zostały przypisane – dzięki temu szybko zidentyfikujesz braki w logice lub dane, których nie uwzględniłeś. Możesz więc na bieżąco doskonalić system.

Automatyczne przypisywanie to nie tylko oszczędność czasu. To narzędzie, które rośnie razem z Twoim zespołem, zwiększa skuteczność sprzedaży i porządkuje procesy. Jeśli używasz Pipedrive – warto z niego skorzystać. A jeśli jeszcze nie – to jedna z tych funkcji, które robią różnicę od pierwszego dnia.

Potrzebujesz pomocy z automatycznym przypisywaniem leadów w Pipedrive?

Skorzystaj z naszej pomocy! Jesteśmy certyfikowanym partnerem Pipedrive w Polsce – wdrożymy dla Ciebie skuteczne reguły i usprawnimy Twój proces sprzedaży. Napisz do nas i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać!