Import i eksport danych w Pipedrive

Wyobraź sobie, że cała wiedza o Twoich klientach, leadach i transakcjach jest zawsze pod ręką – uporządkowana, aktualna i gotowa do działania. Bez żmudnego przepisywania, bez ryzyka utraty danych, bez chaosu w arkuszach.

Pipedrive pozwala przenieść bazę klientów, leadów czy produktów z innych źródeł w kilka chwil. Dzięki temu możesz zacząć pracę z systemem od razu, bez czasochłonnych przygotowań i stresu związanego z migracją danych.

Eksport danych z Pipedrive to z kolei narzędzie, które daje pełną kontrolę nad analizami, backupami oraz integracjami z innymi systemami. W każdej chwili możesz wyciągnąć z systemu dokładnie te informacje, których potrzebujesz do raportów, zestawień czy audytów.

W tym artykule dowiesz się, jakie dane można importować i eksportować z Pipedrive na co zwrócić uwagę, by uniknąć typowych błędów przy imporcie danych do Pipedrive.

Jakie dane można importować do Pipedrive

Kontakty osobowe i organizacje

Możesz zaimportować osoby (imię, nazwisko, telefon, e-mail, stanowisko, preferencje kontaktu) oraz firmy (nazwa, branża, lokalizacja, rozmiar). Pipedrive automatycznie połączy je w relacje – jeśli np. kontakt przypisany jest do konkretnej organizacji. Co więcej, możesz dodawać także niestandardowe pola, które wcześniej utworzyłeś w systemie (np. status klienta, źródło pozyskania, region). To szczególnie przydatne, gdy importujesz dane z innego systemu, gdzie struktura kontaktów była dostosowana do potrzeb Twojej firmy.

Leady

Leady to potencjalne szanse sprzedaży, które jeszcze nie zostały zakwalifikowane jako szansa w lejku. Import leadów wymaga minimum tytułu oraz przypisania do osoby lub firmy. Możesz zaimportować również źródło leadu, datę utworzenia, status (nowy, zakwalifikowany itp.) i inne informacje pomocne w weryfikacji jakości leadów. Dane muszą być spójne – jeśli lead przypisany jest do osoby, ta osoba również musi zostać zaimportowana lub już istnieć w bazie.

Szanse sprzedaży (Deals)

Szanse sprzedaży, czyli transakcje, można importować wraz z wartością, walutą, datą zamknięcia, etapem w lejku, szansą wygranej (%) i powiązaniami (osoba, firma, produkty). System obsługuje również transakcje zamknięte – zarówno wygrane, jak i przegrane – co pozwala zachować pełną historię sprzedaży i analizować trendy. Można także dodać niestandardowe pola, np. kanał pozyskania czy typ klienta.

Aktywności i notatki

Zadania, spotkania, rozmowy telefoniczne i notatki powiązane z kontaktami, firmami lub szansami to ważna część dokumentacji działań handlowych. Podczas importu możesz zdefiniować typ aktywności, jej status (wykonana lub zaplanowana), przypisanie do użytkownika i datę wykonania. Notatki natomiast to tekstowe informacje powiązane z danym rekordem – możesz je wykorzystać do importu historii rozmów, ustaleń czy wstępnych kwalifikacji.

Produkty

Import produktów obejmuje nazwy, kody produktu, ceny netto i brutto, opisy, waluty, statusy dostępności i kategorie. Dodatkowo można przypisać produkty do określonych grup lub segmentów, co ułatwia ich wykorzystanie w lejku sprzedaży. Produkty mogą być później dodawane do transakcji jako pozycje w ofercie.

Jak przeprowadzić import danych

Import z Excela lub CSV

Najczęstszy scenariusz to import z pliku XLS, XLSX lub CSV. Plik może mieć maksymalnie 50 MB i 50 000 wierszy. Pipedrive oferuje gotowe szablony plików importowych – możesz pobrać przykładowy arkusz dostosowany do konkretnego typu danych (np. kontakty, transakcje, leady), który zawiera odpowiednie nagłówki i przykładowe dane. Dzięki temu masz pewność, że struktura importu będzie zgodna z wymaganiami systemu i unikniesz błędów technicznych.

System prowadzi użytkownika przez proces mapowania kolumn – wskazujesz, które kolumny z pliku odpowiadają konkretnym polom w Pipedrive. To narzędzie jest wygodne, czytelne i wyposażone w mechanizm podpowiedzi: Pipedrive wykorzystuje elementy AI, by automatycznie dopasować kolumny z pliku do odpowiednich pól w systemie. Możesz je zaakceptować lub zmodyfikować ręcznie. Masz też pełną kontrolę nad przypisywaniem danych do pól standardowych i niestandardowych.

Dodatkowo – jeśli popełnisz błąd, możesz cofnąć ostatni import w ciągu 48 godzin. Funkcja „cofnij import" przywraca stan sprzed załadowania danych i usuwa wszystkie zaimportowane rekordy. To zabezpieczenie daje Ci pełen komfort testowania importu na próbce danych bez ryzyka zanieczyszczenia bazy.

Import z innego CRM-a

Przy większych migracjach można użyć narzędzia Import2. Połączenie z Twoim starym CRM-em (np. HubSpot, Zoho, Salesforce) pozwala pobrać dane bezpośrednio – nie tylko kontakty i transakcje, ale również historię aktywności, notatki, etapy lejka, a nawet załączniki. Proces może trwać od kilku minut do kilkudziesięciu godzin, zależnie od ilości danych.

Import przez API

Dla firm integrujących Pipedrive z własnymi narzędziami dostępne jest RESTful API. Pozwala ono programowo tworzyć rekordy – np. automatyczne tworzenie leadów z formularzy na stronie czy import z narzędzi zewnętrznych. Dane przekazywane są w formacie JSON. Dokumentacja API zawiera przykłady i gotowe biblioteki klienckie.

Jakie dane można eksportować z Pipedrive

Eksport z widoku listy

Każdy uprawniony do tego użytkownik może przejść do widoku listy (np. transakcji), zastosować filtry (np. tylko wygrane szanse w Q1), wybrać kolumny (np. wartość, źródło, handlowiec) i wyeksportować dane do CSV lub Excela. To świetne narzędzie do szybkiej analizy, przygotowania zestawień lub raportów na spotkanie.

Eksport pełny

Administratorzy systemu mogą wyeksportować wszystkie dane – osobno dla każdej kategorii (osoby, firmy, transakcje, aktywności, produkty itd.). Narzędzie to znajduje się w "Ustawienia > Narzędzia i aplikacje > Eksport danych". Pliki zawierają komplet informacji, łącznie z danymi z pól niestandardowych.

Eksport pojedynczych rekordów

Z poziomu karty kontaktu lub transakcji możesz pobrać dane dotyczące tylko tego rekordu – np. wszystkie pola, notatki, historię działań, powiązane osoby i firmy. To przydatne np. podczas przekazywania klienta innemu handlowcowi lub tworzenia oferty indywidualnej.

Najczęstsze zastosowania

Tworzenie wspólnej bazy klientów

Wiele firm rozpoczyna pracę z Pipedrive od zebrania danych z różnych źródeł – np. arkuszy Google, innych systemów, zeszytów handlowców. Import pozwala połączyć je w jedną, uporządkowaną bazę bez powielania rekordów.

Backup danych

Pipedrive w niektórych firmach nie zawsze jest systemem do przechowywania danych na zawsze – dlatego warto ustalić regularny harmonogram eksportów, które będą przechowywane na firmowym dysku, chmurze lub serwerze. Ułatwia to także spełnianie wymagań związanych z RODO i audytami.

Integracje z innymi systemami

Eksportowane pliki można łatwo załadować do systemów księgowych (np. fakturowanie na podstawie danych o wygranych szansach), narzędzi BI (Power BI, Looker Studio), czy marketingowych (np. segmentacja klientów w Mailchimpie).

Raporty i analizy

Menedżerowie wykorzystują dane z Pipedrive do analiz konwersji, efektywności kanałów, porównywania lejków handlowców czy identyfikowania wąskich gardeł. Eksport do arkuszy kalkulacyjnych pozwala tworzyć własne modele analityczne i KPI.

Ważne ograniczenia i dobre praktyki

• Limit plików: maks. 50 MB i 50 000 wierszy na arkusz. Większe pliki należy dzielić.
• Pola obowiązkowe: np. każda szansa musi mieć tytuł, lead – przypisanie do osoby lub firmy, kontakt – przynajmniej imię lub nazwisko. Jeśli te dane są puste, system odrzuci wiersz.
• Uprawnienia: import i pełen eksport dostępne są tylko dla użytkowników z odpowiednimi rolami (zazwyczaj administrator lub osoba z pełnym dostępem do danych).
• Formatowanie: daty (YYYY-MM-DD), liczby (bez znaków walut), pola wielowyborowe rozdzielane przecinkami. Błędy formatowania to najczęstszy powód nieudanego importu.
• Zduplikowane dane: Pipedrive rozpoznaje duplikaty po adresie e-mail i nazwie organizacji – ale warto przejrzeć dane ręcznie, by uniknąć konfliktów.
  
  

Podsumowanie

Import i eksport danych w Pipedrive to kluczowe funkcje, które pozwalają na efektywne zarządzanie informacjami o klientach, leadach, szansach sprzedaży i produktach. Dzięki prostym w obsłudze narzędziom, takim jak import z plików Excel/CSV, migracja z innych systemów CRM czy zaawansowane RESTful API, użytkownicy mogą szybko przenieść lub zintegrować swoje dane z systemem.

Eksport danych z Pipedrive daje pełną kontrolę nad analizami i raportami, umożliwiając tworzenie backupów, integrację z innymi narzędziami oraz przygotowanie zestawień na potrzeby audytów czy codziennej pracy zespołu. Funkcje eksportu i importu są intuicyjne, a mechanizmy takie jak mapowanie pól czy cofanie importu pozwalają uniknąć błędów podczas pracy z danymi.

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z Pipedrive, czy optymalizujesz codzienną pracę zespołu sprzedaży, możliwości zarządzania danymi w tym systemie pozwalają na uporządkowanie i pełne wykorzystanie potencjału Twojej bazy klientów. Kluczem do sukcesu jest stosowanie dobrych praktyk, takich jak odpowiednie formatowanie danych, regularne tworzenie backupów oraz kontrola potencjalnych duplikatów.

Teraz, gdy znasz szczegóły dotyczące importu i eksportu danych w Pipedrive, możesz bez obaw przystąpić do organizacji swojej bazy danych i czerpać korzyści z uporządkowanego systemu CRM.

Potrzebujesz pomocy z migracją danych do Pipedrive?

Skorzystaj z naszej pomocy! Jesteśmy certyfikowanym partnerem Pipedrive w Polsce i z przyjemnością pomożemy Ci w sprawnym przeniesieniu danych oraz optymalizacji korzystania z systemu. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej!