Spis Treści
Wyobraź sobie, że Twój zespół sprzedaży każdego dnia odzyskuje nawet kilka godzin na prawdziwą pracę z klientem – bez żmudnego przeklikiwania, ręcznego przypisywania leadów czy pilnowania follow-upów. Brzmi jak marzenie? Dzięki automatyzacjom w Pipedrive to codzienność, którą możesz wdrożyć szybciej, niż myślisz. Poznaj konkretne rozwiązania, które pozwolą Ci wyeliminować dziesiątki drobnych, ale czasochłonnych czynności i zbudować powtarzalny, niezawodny proces sprzedaży – bez dodatkowych narzędzi i bez kodowania.
Dlaczego automatyzacje są niezbędne w nowoczesnej sprzedaży?
Gdzie naprawdę tracisz czas w sprzedaży?
Zespoły sprzedażowe każdego dnia tracą nawet 20–30% swojego czasu na zadania administracyjne. To nie tylko wprowadzanie danych, ale również ręczne przypisywanie leadów, pilnowanie follow-upów, przesuwanie dealów, dodawanie notatek i wiele innych powtarzalnych czynności. Każda z tych drobnych operacji zabiera cenne minuty, które mogłyby być przeznaczone na realną pracę z klientem – rozmowy, negocjacje, budowanie relacji i zamykanie sprzedaży.
Jakie zadania można zautomatyzować w Pipedrive?
Pipedrive pozwala zautomatyzować kluczowe elementy codziennej pracy zespołu sprzedaży:
- Follow-upy i przypomnienia – system sam przypomni, kiedy należy odezwać się do klienta.
- Zarządzanie leadami – nowe deale automatycznie trafiają do właściwej osoby, eliminując chaos i opóźnienia.
- Wsparcie procesu kwalifikacji – ustalisz stałą sekwencję działań po dodaniu nowego kontaktu, dzięki czemu każdy lead przechodzi przez ten sam, sprawdzony proces.
- Monitoring kluczowych dat – system przypomni o kończących się umowach, spotkaniach czy terminach odnowień, dzięki czemu nie przeoczysz żadnej okazji do przedłużenia współpracy.
Automatyzacje w Pipedrive przestają być jedynie dodatkiem – stają się codziennym narzędziem pracy, które realnie odciąża zespół i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: sprzedaży i relacjach z klientami.
Jak działają automatyzacje w Pipedrive?
Automatyzacje w Pipedrive opierają się na prostej, ale niezwykle skutecznej zasadzie: „Kiedy zdarzy się X (wyzwalacz), wykonaj Y (akcja)". To podejście pozwala zautomatyzować niemal każdy powtarzalny element procesu sprzedaży, eliminując konieczność ręcznego wykonywania tych samych czynności każdego dnia.
Zasada działania: wyzwalacz, akcja, warunki
Każda automatyzacja składa się z trzech podstawowych elementów:
- Wyzwalacz – czyli konkretne zdarzenie, które uruchamia automatyzację. Może to być np. pojawienie się nowego deala w lejku, zakończenie spotkania czy upływ określonej daty.
- Akcja – czynność, którą system wykona automatycznie po spełnieniu warunku wyzwalacza. Przykłady to przypisanie deala do odpowiedniego handlowca, utworzenie zadania follow-up czy wysłanie przypomnienia.
- Warunki i opóźnienia – możesz dodać dodatkowe kryteria, które muszą być spełnione, aby automatyzacja zadziałała, oraz ustalić, po jakim czasie od wyzwalacza ma zostać wykonana akcja.
Dzięki temu możesz np. ustawić, że:
- kiedy nowy deal pojawi się w lejku, zostanie przypisany do handlowca z danego regionu,
- po zakończeniu spotkania system automatycznie utworzy zadanie follow-up,
- jeśli klient nie odpowie po 5 dniach od kontaktu, handlowiec otrzyma przypomnienie.
Wizualny edytor automatyzacji – prostota bez kodowania
Tworzenie automatyzacji w Pipedrive odbywa się w intuicyjnym, wizualnym edytorze. Nie potrzebujesz żadnej wiedzy technicznej ani umiejętności programowania – wystarczy kilka kliknięć, by zbudować nawet złożone reguły. Wszystko jest dostępne już w planie Advanced, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi czy integracji.
Dzięki temu każdy członek zespołu może samodzielnie wdrażać automatyzacje, testować je i modyfikować w razie potrzeby. To rozwiązanie, które pozwala szybko reagować na zmiany w procesie sprzedaży i stale go udoskonalać.
6 automatyzacji w Pipedrive, które zmienią Twój proces sprzedaży
Automatyzacje w Pipedrive to nie tylko teoria – to konkretne rozwiązania, które możesz wdrożyć od ręki i natychmiast zobaczyć efekty. Oto sześć sprawdzonych automatyzacji, które realnie odciążają zespół i poprawiają powtarzalność procesu sprzedaży.
1. Automatyczny follow-up po oznaczeniu deala jako „przegrany"
Gdy klient odrzuca ofertę, temat często wraca po kilku tygodniach lub miesiącach. Automatyzacja pozwala, by po oznaczeniu szansy sprzedaży jako „przegrana", system automatycznie utworzył zadanie typu „Follow-up" z terminem za 30 dni, przeniósł deal do etapu „Do obserwacji" i dodał notatkę z powodem utraty. Dzięki temu systematycznie wracasz do potencjalnych klientów, nie tracąc żadnej okazji.
2. Automatyczne przypisywanie leadów na podstawie regionu lub branży
Jeśli Twój zespół działa w podziale na regiony lub branże, automatyzacja przy utworzeniu nowego deala analizuje wartość z pola „województwo" lub „branża", przypisuje właściciela deala zgodnie z ustalonym schematem, a nawet może dodać etykiety, termin pierwszego kontaktu lub ustalić priorytet. Leady trafiają od razu do właściwych osób, bez ręcznej selekcji.
3. Sekwencja kwalifikacji dla nowych leadów
Każdy lead powinien przechodzić przez ten sam, sprawdzony proces oceny i kontaktu. Po dodaniu nowej osoby kontaktowej system tworzy serię powiązanych zadań (np. research → kontakt → follow-up) i aktualizuje pola niestandardowe, takie jak „Typ klienta" czy „Źródło kontaktu". Dzięki temu proces kwalifikacji jest spójny i niezależny od osoby obsługującej temat.
4. Przypomnienia o ważnych datach w relacjach z klientami
Nie musisz już ręcznie pilnować kończących się umów czy terminów odnowień. System odczytuje datę z pola typu „data" (np. „Data odnowienia") i tworzy zadanie przypominające na określoną liczbę dni wcześniej, przenosi deal do odpowiedniego etapu oraz przypisuje nowe zadanie do handlowca. Dzięki temu nie przeoczysz żadnej okazji do przedłużenia współpracy.
5. Automatyczne przypomnienie o uzupełnieniu raportu tygodniowego
Regularne podsumowania pracy zespołu nie muszą być zmorą menedżera. W wybranym dniu tygodnia Pipedrive automatycznie tworzy zadanie „Uzupełnij raport tygodniowy" przypisane do każdego użytkownika, opcjonalnie dodając link do szablonu raportu. Zespół dostaje systemowe przypomnienie, a regularność raportowania rośnie bez konieczności wysyłania ręcznych wiadomości.
6. Automatyczny follow-up po zakończonym spotkaniu
Każde spotkanie powinno być domknięte follow-upem, ale łatwo o tym zapomnieć. Po oznaczeniu aktywności „Spotkanie" jako zakończonej, system tworzy zadanie follow-up z terminem na kolejny dzień roboczy i może dodać szablon notatki z podsumowaniem spotkania. Dzięki temu kontakt z klientem ma ciągłość, a Ty nie tracisz szansy na finalizację rozmów.
Jak wdrażać automatyzacje w Pipedrive krok po kroku?
Automatyzacje w Pipedrive nie wymagają zaawansowanej wiedzy technicznej ani długiego wdrożenia. Kluczem do sukcesu jest podejście etapowe i zdrowy rozsądek. Odpowiednio zaplanowane wdrożenie pozwala uniknąć chaosu i sprawia, że zespół szybko zauważa realne korzyści.
Zacznij od jednej powtarzalnej czynności
Najlepiej rozpocząć od zadania, które regularnie się powtarza i zabiera najwięcej czasu – na przykład follow-up po przegranym dealu, przypomnienie o odnowieniu umowy czy automatyczny przydział leadów. Wybierz jedną czynność, która najbardziej obciąża Twój zespół i od niej zacznij budowanie automatyzacji.
Testuj na małą skalę
Nie musisz od razu wdrażać automatyzacji na całą organizację. Uruchom regułę tylko dla jednego lejka, zespołu lub typu dealu. Dzięki temu zyskasz pełną kontrolę nad procesem i szybciej zauważysz ewentualne błędy. Mała skala pozwala na bezpieczne testowanie i szybkie wprowadzanie poprawek.
Dokumentuj i komunikuj zmiany
Każda automatyzacja powinna być jasno nazwana i opisana. Nazwy reguł powinny jednoznacznie wskazywać, czego dotyczą (np. „Przypisanie wg regionu – Polska płn."). To szczególnie ważne, gdy tworzysz kilka automatyzacji jednocześnie. Pamiętaj też, by poinformować zespół o wprowadzanych zmianach – jeśli automatyzacja przypisuje zadania lub zmienia dane w tle, handlowcy muszą o tym wiedzieć, by uniknąć nieporozumień i oporu wobec nowego procesu.
Przeglądaj i optymalizuj procesy
Wdrożenie automatyzacji to nie koniec pracy. Regularnie sprawdzaj, które reguły działają zgodnie z założeniem, a które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Nie bój się ich wyłączać, modyfikować lub zastępować nowymi. Automatyzacje mają służyć zespołowi – jeśli coś nie działa, zmień to bez wahania.
Podsumowanie – automatyzacje jako codzienne narzędzie pracy
Automatyzacje w Pipedrive nie mają zastępować ludzi – ich zadaniem jest eliminacja tych czynności, które niepotrzebnie zabierają czas i energię zespołu. Nawet jedna dobrze ustawiona reguła potrafi odciążyć handlowców, poprawić powtarzalność procesu i sprawić, że codzienna praca staje się bardziej przewidywalna oraz efektywna. Nie musisz zaczynać od wielkich wdrożeń – wystarczy wybrać jedno konkretne działanie, które dziś wykonujesz ręcznie, i zamienić je w automatyzację. Z czasem możesz krok po kroku budować proces, który pracuje za Ciebie i dla Twojego zespołu.
Automatyzacje w Pipedrive to nie tylko oszczędność czasu, ale też większa kontrola nad procesem sprzedaży, mniej błędów i więcej okazji do budowania relacji z klientami. Jeśli chcesz przetestować automatyzacje u siebie, zacznij od prostego rozwiązania. A jeśli potrzebujesz wsparcia w konfiguracji – nie wahaj się sięgnąć po pomoc.
Skorzystaj z pomocy certyfikowanego partnera Pipedrive w Polsce
Nie korzystałeś jeszcze z automatyzacji w Pipedrive? Potrzebujesz pomocy w ustawieniu automatyzacji w swoim systemie Pipedrive? Skorzystaj z naszej pomocy – jesteśmy certyfikowanym partnerem Pipedrive w Polsce i chętnie wdrożymy skuteczne rozwiązania dla Twojego zespołu! Umów się na spotkanie i porozmawiamy na temat automatyzacji w twojej firmie.