Pipedrive pipeline - 5 sposobów na poprawę przejrzystości

Pipeline sprzedażowy powinien działać jak tablica odlotów na porządnym lotnisku: jasno pokazywać, co się dzieje z każdą szansą, na jakim jest etapie i co trzeba zrobić dalej. Niestety, bez regularnej troski o porządek pipeline zamienia się w zbiór przypadkowych rekordów. Zespół traci czas, menedżer nie może ufać danym, a obiecujące okazje znikają w szumie.

Pipedrive – jako CRM oparty na pipeline'ie – daje konkretne narzędzia, które pozwalają zachować pełną przejrzystość. Trzeba tylko dobrze je wykorzystać i wdrożyć kilka praktyk, które porządkują dane oraz upraszczają codzienną pracę. Oto 5 sprawdzonych metod, które pomogą wprowadzić większy porządek w Twoim lejku sprzedażowym w Pipedrive– niezależnie od tego, jak duży jest Twój zespół i jak złożony proces sprzedaży.

1. Dostosuj etapy pipeline'u do realnego procesu

Gotowy pipeline w Pipedrive to tylko szkic. Jeśli nie odwzorowuje realnych kroków sprzedaży w Twojej firmie, stanie się nieczytelny i mylący. Kluczem do porządku jest nadanie etapom takich nazw, które jednoznacznie wskazują, co się wydarzyło lub powinno się wydarzyć. Zamiast ogólników typu „Ofertowanie" czy „Spotkanie", lepiej stosować konkretne sformułowania: „Oferta wysłana" lub „Spotkanie odbyło się".

Warto także ustalić jasne kryteria przejścia między etapami i przekazać je zespołowi – wtedy każdy wie, kiedy przenieść szansę do kolejnego kroku. Unikaj też przeładowania ilością etapów – zbyt rozbudowany lejek sprzedażowy utrudnia zarządzanie, a zbyt uproszczony nie daje prawdziwego obrazu procesu. Jeśli Twoja firma obsługuje kilka różnych typów sprzedaży, rozważ stworzenie osobnych pipeline'ów dopasowanych do konkretnych scenariuszy. Dzięki temu unikniesz pomieszania różnych modeli działania.

2. Czyść pipeline w Pipedrive z nieaktualnych szans

Brak przejrzystości często wynika z przeładowania: lejek pełen martwych tematów, duplikatów i leadów z przypadku. Nawet najlepiej zaprojektowana struktura nie spełni swojej roli, jeśli dane w niej zawarte są nieaktualne.

Regularne zamykanie przegranych szans wraz z określeniem powodu to podstawa. Nie warto trzymać w pipeline tematów, które dawno straciły potencjał – sztucznie zawyżają one liczbę aktywnych transakcji i utrudniają analizę. Tak samo nie ma sensu utrzymywać wygranych tematów w głównym widoku – powinny zostać zarchiwizowane.

Zamiast wrzucać wszystkie nowe kontakty bezpośrednio do pipeline'u, lepiej skorzystać z Leads Inbox, który służy do wstępnej kwalifikacji. Dopiero po pozytywnej ocenie lead trafia do lejka jako szansa. Warto też włączyć funkcję Deal Rotting w Pipedrive (powiadomień o nieaktywności), która sygnalizuje szanse zbyt długo pozostające bez działania. Raz w tygodniu lub raz w miesiącu dobrze jest zrobić przegląd i usunąć zbędne szanse sprzedaży.

3. Każda szansa musi mieć zaplanowane działanie

Lejek szans sprzedaży to narzędzie do prowadzenia procesu, nie do przechowywania rekordów. Jeśli szansa nie ma zaplanowanego kolejnego kroku, sprzedaż stoi w miejscu. Dlatego każda aktywna szansa powinna mieć przypisaną aktywność – telefon, spotkanie, follow-up. W Pipedrive CRM łatwo zauważyć, które szanse są „bez ruchu", ponieważ system oznacza je odpowiednimi ikonami.

Dobrym nawykiem jest planowanie kolejnego działania od razu po zakończeniu poprzedniego kontaktu z klientem. Taki rytm pracy można dodatkowo wspierać automatyzacją  w Pipedrive– np. tworząc automatyczne przypomnienie follow-upu, gdy szansa przechodzi do etapu „Oferta wysłana".

4. Korzystaj z filtrów, etykiet i widoków

Im większy pipeline, tym większy chaos. Warto zatem używać narzędzi filtrowania i personalizacji widoków. Zamiast oglądać wszystkie szanse naraz, twórz precyzyjne filtry – np. szanse przypisane do konkretnej osoby, transakcje bez aktywności, szanse z przewidywaną datą zamknięcia w danym miesiącu.

Dodatkowo warto korzystać z etykiet i niestandardowych pól do oznaczania priorytetów, segmentów klientów czy źródeł leadów. Ułatwia to sortowanie, filtrowanie i szybką orientację. Widoki można zapisywać, ustawiać jako domyślne, a także udostępniać zespołowi. W widoku listy dobrze też ograniczyć liczbę kolumn do tych, które rzeczywiście pomagają w podejmowaniu decyzji – zbyt duża ilość danych wizualnych rozprasza uwagę.

5. Analizuj dane i usprawniaj proces

Proces sprzedażowy nie jest strukturą stałą – powinien ewoluować w odpowiedzi na dane i obserwacje z codziennej pracy. W module Insights można śledzić m.in. konwersję między etapami, średni czas trwania procesu, czy powody utraty szans. To bezcenne źródła wiedzy do identyfikowania wąskich gardeł.

Warto też organizować regularne spotkania pipeline review, na których handlowcy omawiają najważniejsze szanse – co się z nimi dzieje, czego brakuje, co blokuje ich rozwój. Takie rozmowy zwiększają odpowiedzialność za dane w CRM i sprzyjają współpracy.

Na podstawie danych i rozmów można modyfikować etapy, dodać wymagane pola, wprowadzać automatyzacje, szkolić zespół lub aktualizować wewnętrzne procedury. Warto śledzić nowości Pipedrive, ponieważ nowe funkcje (jak asystent AI) mogą znacząco poprawić przejrzystość i efektywność pracy.

Podsumowanie

Przejrzystość pipeline'u to nie estetyczna fanaberia, lecz fundament efektywnej sprzedaży. Gdy każdy członek zespołu dokładnie wie, na czym stoi, jakie działania ma zaplanowane i co naprawdę znajduje się w pipeline, łatwiej podejmować decyzje, prognozować wyniki i skupiać się na tym, co ma największy sens.

Zastosowanie powyższych pięciu zasad sprawi, że pipeline stanie się nie tylko bardziej czytelny, ale przede wszystkim bardziej użyteczny. W efekcie zwiększy się skuteczność zespołu, a Ty jako menedżer zyskasz lepszą kontrolę nad procesem i wynikami sprzedaży.