Case Study - Wdrożenie Pipedrive w branży budowlanej

O firmie

UCUBER jest nowoczesną firmą specjalizującą się w budownictwie modułowym, realizującą osiedla domów jednorodzinnych oraz budynki wielkopowierzchniowe w technologii prefabrykowanej. Dzięki dwóm fabrykom w Polsce, a także w USA, firma produkuje budynki energooszczędne i przyjazne środowisku, które są wysyłane na cały świat. UCUBER oferuje szybką i efektywną kosztowo alternatywę dla tradycyjnego budownictwa, wyznaczając nowy standard – bardziej zrównoważony, nowoczesny i dostępny. Zespół firmy łączy znajomość technologii modułowych z indywidualnym podejściem do projektów, realizując inwestycje od domów po duże obiekty.

Wyzwanie

UCUBER stanęła przed wyzwaniem uporządkowania rozbudowanego procesu sprzedażowego. W realiach, gdzie każda inwestycja wiąże się z wieloma formalnościami i różnorodnymi źródłami leadów, dotychczasowe narzędzia nie pozwalały na pełną kontrolę i centralizację informacji. Brak jednego spójnego systemu CRM powodował ryzyko utraty kluczowych danych, utrudniał monitorowanie postępów projektów i wydłużał czas reakcji zespołu sprzedaży. Firma poszukiwała rozwiązania, które pozwoli zorganizować działania, usprawni komunikację z klientami i umożliwi skalowanie procesów przy zachowaniu wysokiego poziomu obsługi.

Zakres współpracy

• Konfiguracja systemu Pipedrive dopasowana do specyfiki branży budownictwa modułowego oraz długich cykli sprzedażowych
• Odtworzenie pełnego procesu sprzedaży, zgodnego z etapami pracy zespołu handlowego
• Konfiguracja bazy kontaktów, organizacji i szans sprzedaży z uwzględnieniem branżowych pól własnych
• Integracja z pocztą e-mail zapewniająca automatyczne przypięcie korespondencji do rekordów w CRM
• Uruchomienie modułu raportowania z możliwościami filtrowania przez rozmaite zmienne
• Wdrożenie automatyzacji, takich jak automatyczne przydzielanie zadań członkom zespołu czy przypomnienia o follow-upach do klientów
• Kompleksowe szkolenie zespołu z obsługi Pipedrive, w tym aplikacji mobilnej

Współpraca miała charakter hybrydowy: DigitPoint odpowiadał za know-how, konfigurację i optymalizację systemu, natomiast zespół UCUBER wniósł swoją wiedzę o realiach branżowych. Efektem było dopasowane środowisko pracy, które stało się naturalnym narzędziem codziennej pracy handlowców – przyspieszającym działania, a nie generującym dodatkowe obowiązki administracyjne.

Efekty

• Jedno źródło prawdy o klientach i projektach – wszystkie informacje o inwestycjach, kontaktach i statusach znajdują się w jednym miejscu, co znacząco skróciło czas przygotowywania ofert i poprawiło komunikację w zespole.
• Uporządkowany proces sprzedaży – dzięki jasno zdefiniowanemu lejkowi handlowcy dokładnie wiedzą, na jakim etapie jest każdy klient. Ci przed kwalifikacją mają swoje miejsce w zakładce "Potencjalni klienci", co porządkuje cały pipeline.
• Spójne, intuicyjne raportowanie – zespół otrzymał dostęp do dashboardów pozwalających na bieżąco analizować skuteczność działań, efektywność kanałów pozyskiwania leadów oraz powody utraty szans sprzedaży.
• Mniej pracy manualnej – automatyzacje przejęły zadania przypominające, eliminując ryzyko przeoczenia ważnych kroków w procesie i zwiększając terminowość follow-upów.
• Dostępność danych w terenie – dzięki aplikacji mobilnej handlowcy mogą działać z pełnym dostępem do informacji nawet podczas spotkań z klientami. Mobilność zespołu została wzmocniona bez kompromisu dla jakości obsługi.
• Lepsza dyscyplina danych – odpowiednio zaprojektowane pola własne oraz przejrzysta struktura CRM wspierają systematyczne uzupełnianie informacji i utrzymanie wysokiej jakości danych.
• Ułatwienie komunikacji – możliwość prowadzenia i przechowywania korespondencji e-mail z poziomu systemu pozwala zespołowi sprawnie kontaktować się z klientami z różnych krajów, bez potrzeby przełączania się między narzędziami.

Wnioski i rekomendacje

Projekt wdrożenia Pipedrive dla UCUBER pokazuje, że odpowiednio zaprojektowany i skonfigurowany CRM może w krótkim czasie usprawnić zarządzanie nawet bardzo złożonymi procesami sprzedażowymi. Dzięki dopasowaniu systemu do realiów zespołu, wdrożenie nie tylko uporządkowało dotychczasowe działania, ale też stworzyło fundament pod dalszy rozwój i skalowanie.

Model wdrożeniowy zrealizowany przez DigitPoint to dobre rozwiązanie dla firm operujących na konkurencyjnych rynkach, w branżach wymagających ścisłej koordynacji między działami, dbałości o dane i gotowości do obsługi klientów w dynamicznych warunkach. UCUBER pokazał, że wdrożenie CRM to nie tylko technologia – to przede wszystkim zmiana sposobu działania na lepiej zorganizowany i bardziej efektywny.