Dane w pipedrive - Jak Pipedrive organizuje dane

Skuteczne zarządzanie danymi to fundament dobrze działającego procesu sprzedaży. W  Pipedrive CRM każda informacja znajduje swoje miejsce w ramach jasno zdefiniowanej struktury, która wspiera pracę handlowców i pozwala zespołowi operować na pełnym obrazie relacji z klientem. Dane są uporządkowane według trzech głównych obszarów: Kontakty, Sprzedaż oraz Działania wspierające.

1. Kontakty

Dane kontaktowe to fundament każdej relacji w CRM. W Pipedrive dzielą się one na dwa typy:

Osoby kontaktowe

Reprezentują indywidualne osoby, z którymi prowadzisz rozmowy sprzedażowe. Zawierają dane takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, źródło pozyskania, strefa czasowa czy preferowany sposób kontaktu. Każda osoba może być powiązana z wieloma szansami sprzedaży, aktywnościami oraz organizacją. Historia komunikacji (e-maile, spotkania, rozmowy) buduje pełny kontekst interakcji z daną osobą. Dodatkowo można śledzić datę ostatniego kontaktu oraz ważne notatki i dokumenty powiązane z daną osobą.

Organizacje

Odwzorowują firmy, z którymi współpracujesz – zarówno obecnych klientów, jak i potencjalnych. Organizacja gromadzi wszystkie powiązane osoby kontaktowe, aktywności, szanse sprzedaży, produkty oraz historię komunikacji. Dodatkowo umożliwia segmentację klientów (np. według branży, wielkości, lokalizacji, statusu relacji) i raportowanie na poziomie firmy. Istnieje również możliwość tworzenia relacji między organizacjami (np. spółka matka/spółka zależna). Pipedrive pozwala także przypisywać tagi do organizacji i ustalać priorytety obsługi klientów na podstawie ich potencjału.

2. Sprzedaż

Moduły związane bezpośrednio z prowadzeniem procesu sprzedaży. Kluczowe jednostki to:

Potencjalni klienci (leady)

Potencjalni klienci lub szanse sprzedaży, które jeszcze nie zostały zakwalifikowane. Trafiają do dedykowanej skrzynki leadów i pozostają tam do momentu weryfikacji. Leady mogą pochodzić z różnych źródeł – formularzy na stronie, kampanii marketingowych, rekomendacji czy importu danych z pliku. Praca z leadami pozwala utrzymać porządek w głównym lejku sprzedaży i efektywnie zarządzać pierwszym kontaktem. Pipedrive umożliwia filtrowanie leadów według źródła, daty pozyskania, przypisanego użytkownika czy etapu przetwarzania.

Szanse sprzedaży

Reprezentują konkretne procesy sprzedażowe prowadzone przez zespół handlowy. Każda szansa sprzedaży zawiera zestaw kluczowych informacji, takich jak wartość, etap negocjacji, planowana data zamknięcia, przypisany handlowiec, źródło pozyskania oraz komplet działań niezbędnych do poprowadzenia procesu. Szanse są bezpośrednio powiązane z konkretną osobą kontaktową i organizacją, dzięki czemu budują pełny kontekst relacji. Choć najczęściej pracuje się na widoku pipeline'u, celem tego modułu nie jest zarządzanie lejkiem, lecz prowadzenie konkretnych procesów sprzedażowych – od pierwszej rozmowy po finalizację. Pipedrive umożliwia śledzenie postępów, analizę prawdopodobieństwa wygrania oraz wykorzystanie danych historycznych do prognozowania przyszłych wyników sprzedaży.

Produkty

Zdefiniowany katalog usług lub towarów oferowanych przez firmę. Produkty mogą być dodawane do szans sprzedaży, co ułatwia tworzenie spójnych wycen, analizę sprzedaży i zarządzanie marżami. Każdy produkt może mieć przypisane ceny jednostkowe, stawki VAT, walutę oraz własne notatki. Dzięki temu wiadomo nie tylko ile sprzedano, ale co konkretnie zostało sprzedane – a to kluczowe przy analizie przychodów, wyników poszczególnych kategorii oraz planowaniu zakupów. Produkty można grupować według typów lub kategorii i stosować do szablonów wycen.

3. Działania wspierające

Elementy organizujące codzienną pracę zespołu handlowego oraz wspierające zarządzanie relacją z klientem. Ich głównym zadaniem jest zapewnienie rytmiczności pracy, planowania follow-upów i budowania pełnego kontekstu.

Aktywności

Rejestracja wszystkich czynności sprzedażowych: spotkań, rozmów telefonicznych, e-maili, wysyłek dokumentów, przypomnień czy zadań wewnętrznych. Każda aktywność może być powiązana z kontaktem, organizacją, szansą sprzedaży lub leadem. Możliwe jest planowanie działań z poziomu karty transakcji, tworzenie cyklicznych zadań oraz monitorowanie zaległych aktywności. Kalendarz Pipedrive pomaga w organizacji dnia pracy i synchronizuje się z Google/Outlook. System umożliwia też przypominanie o braku działań przy aktywnych szansach, co chroni przed utratą potencjalnej sprzedaży.

Notatki

Umożliwiają zapisywanie dodatkowych informacji, ustaleń, pomysłów lub komentarzy dotyczących klientów, szans sprzedaży i spotkań. Notatki mogą być tworzone ręcznie lub automatycznie (np. po zamknięciu rozmowy telefonicznej). Dzięki nim handlowiec może zostawić informacje dla siebie lub przekazać kontekst kolejnym osobom, które przejmują kontakt z klientem. Notatki są wyszukiwalne, mogą zawierać linki do dokumentów i stanowić archiwum ustaleń przy długofalowej współpracy z klientem.

4. Powiązania i przepływ informacji

System Pipedrive automatycznie łączy ze sobą dane z różnych obszarów, eliminując konieczność ręcznego kopiowania informacji między kartami:

• Lead → Szansa sprzedaży: lead zakwalifikowany jako szansa sprzedaży jest konwertowany do dealu i trafia do pipeline'u – z zachowaniem całej historii.
• Kontakt → Lead/Szansa sprzedaży: każda szansa jest przypisana do osoby i (opcjonalnie) organizacji, dzięki czemu wiadomo, kto podejmuje decyzje.
• Szansa sprzedaży → Produkt: szanse sprzedaży mogą zawierać pozycje produktowe z katalogu, co pozwala na kalkulację wartości, marży i prognoz przychodu.
• Szansa sprzedaży/Lead → Aktywności/Notatki: działania i komentarze są rejestrowane w kontekście konkretnej szansy sprzedaży, co buduje pełen obraz współpracy.
• E-maile → Szanse sprzedaży i kontakty: wiadomości mailowe są automatycznie przypisywane do kontaktów i szans sprzedaży na podstawie adresów e-mail i tematów konwersacji.

Wszystkie elementy danych są widoczne w kontekście – np. na karcie kontaktu widzisz wszystkie transakcje, działania i notatki. Na karcie szansy sprzedaży masz dostęp do szczegółów kontaktu, historii komunikacji i statusów aktywności. To właśnie pozwala osiągnąć pełny widok relacji z klientem – od pierwszego kontaktu, przez negocjacje, aż po działania posprzedażowe.

Podsumowanie

Struktura danych Pipedrive została zaprojektowana tak, aby wspierać logiczny i skalowalny proces sprzedażowy. To nie tylko sposób na porządek w informacjach – to podstawa skutecznej pracy całego zespołu handlowego. Odpowiednie wykorzystanie tej struktury ułatwia onboarding nowych pracowników, usprawnia komunikację w zespole, umożliwia automatyzację i zapewnia przejrzystość w analizie wyników.

Dobrze uporządkowane dane to przewaga konkurencyjna – zwłaszcza wtedy, gdy liczy się szybkość reakcji, trafność decyzji i możliwość skalowania zespołu bez chaosu w procesach. Dzięki prostemu, ale elastycznemu modelowi danych Pipedrive pozwala osiągać to, co najważniejsze: skuteczną i mierzalną sprzedaż.