Spis Treści
Wyobraź sobie, że właśnie zdobyłeś dużego klienta, ale zamiast świętować, tkwisz po godzinach w gąszczu plików, kopiujesz dane z CRM do Worda, szukasz właściwej wersji umowy i desperacko próbujesz nadążyć za poprawkami. Brzmi znajomo? W rzeczywistości to codzienność wielu firm – godziny tracone na ręczną obsługę dokumentów, które powinny być już dawno zautomatyzowane. Każda pomyłka, każda zgubiona wersja czy opóźniony podpis to nie tylko frustracja, ale realna strata szans sprzedażowych.
W tym artykule pokażę Ci, jak Smart Docs w Pipedrive pozwala raz na zawsze pożegnać chaos dokumentowy. Dowiesz się, co można zautomatyzować i jak uporządkować obieg ofert oraz umów, by Twój zespół działał szybciej, skuteczniej i bez błędów.
Dokumenty w sprzedaży – gdzie tracimy najwięcej czasu?
Co dzieje się, gdy handlowiec ma przygotować ofertę? Zaczyna od przeszukiwania CRM w poszukiwaniu danych kontaktowych, potem kopiuje te informacje do Worda, do tego dochodzi szukanie aktualnej wersji cennika, dopisywanie warunków, dopasowywanie klauzul. Wszystko ręcznie. Następnie tworzy maila, załącza plik, czeka na odpowiedź. Jeśli klient ma uwagi – poprawki, ponowna wysyłka, pytania o status. To wszystko trwa. I najczęściej odbywa się poza CRM-em.
Każda z tych czynności zabiera czas, zwiększa ryzyko pomyłek i powoduje, że zamykanie sprzedaży się wydłuża. A to nie są działania, za które klient chce płacić.
Co to jest Smart Docs i jak działa w praktyce?
Smart Docs to rozszerzenie Pipedrive, które pozwala tworzyć i zarządzać dokumentami sprzedażowymi bez wychodzenia z CRM. Wszystko dzieje się w kontekście konkretnej szansy sprzedaży – tam, gdzie masz dane klienta, ofertę, produkty i historię komunikacji. Dodatek dostępny jest w planach od Professional wzwyż, ale można go też dokupić osobno – kosztuje 39 euro miesięcznie.
Możesz wygenerować ofertę lub umowę, która automatycznie uzupełni się danymi z CRM. Udostępniasz dokument klientowi przez bezpieczny link. Widzisz, czy otworzył plik i kiedy to zrobił. A na końcu klient może podpisać dokument elektronicznie – bez konieczności drukowania i skanowania.
Każdy dokument zapisuje się w zakładce szansy sprzedaży, nic nie ginie, wszystko jest uporządkowane.
Dokumenty sprzedażowe, które wypełniają się same
Zamiast ręcznie tworzyć dokumenty, Smart Docs korzysta z gotowych szablonów. Wystarczy raz przygotować wzór – w Google Docs lub Microsoft Word – i oznaczyć miejsca na dane dynamiczne. System sam uzupełni nazwę firmy, osobę kontaktową, listę produktów, kwoty i terminy. Wszystko dzieje się automatycznie – Pipedrive pobiera dane bezpośrednio z dealu, więc nie musisz niczego przepisywać.
Co ważne, edycja dokumentu nie odbywa się w jakimś surowym edytorze systemowym. Smart Docs otwiera szablon w Twoim standardowym środowisku – w przeglądarkowej wersji Google Docs lub Worda online (w zależności od tego, z którego narzędzia korzystasz). Możesz więc swobodnie edytować dokument tak jak każdy inny – dopisać zdanie, zmienić formatowanie, dodać tabelę, uwagi lub komentarz. Masz do dyspozycji pełną funkcjonalność znanego Ci edytora, bez uczenia się nowych narzędzi.
Co więcej, jeśli Twoja firma pracuje w ekosystemie Google lub Microsoft, wszystko może się automatycznie zapisywać na odpowiednim dysku – nie trzeba nic eksportować, pobierać ani załączać ręcznie. Dokument jest zawsze aktualny, przechowywany we wspólnym folderze firmowym i dostępny z poziomu szansy sprzedaży.
To bardzo ułatwia pracę całemu zespołowi – każdy wie, gdzie szukać najnowszej wersji dokumentu i może na niej pracować bez ryzyka nadpisania czy zgubienia pliku. Edytujesz dokument bez wychodzenia z systemu.
Wysyłka dokumentów do klienta i informacja zwrotna w czasie rzeczywistym
Wysyłka oferty lub umowy przez Smart Docs nie wygląda jak tradycyjne „załączanie pliku do maila". Po przygotowaniu dokumentu wystarczy jedno kliknięcie, aby wygenerować bezpieczny, unikalny link. Klient otrzymuje go w wiadomości – może otworzyć dokument w przeglądarce bez konieczności logowania czy pobierania czegokolwiek. Działa to płynnie na każdym urządzeniu: komputerze, tablecie czy telefonie.
Ale to dopiero początek. Smart Docs automatycznie śledzi, co dzieje się z dokumentem po jego wysłaniu. Sprzedawca dostaje powiadomienie, gdy klient kliknie w link i otworzy dokument. Widzisz dokładny moment otwarcia, ile czasu spędzono na przeglądaniu oraz na których stronach. To daje bardzo precyzyjne informacje o poziomie zaangażowania.
Jeśli klient otwiera dokument kilkukrotnie albo spędza dużo czasu na danej sekcji – masz sygnał, że temat jest „na stole" i warto zadzwonić. Jeśli nie otworzył – to również cenna informacja. Można wtedy przypomnieć się, dopytać czy wiadomość dotarła.
Co więcej, cały ten proces jest w pełni zintegrowany z CRM – nie trzeba korzystać z osobnych narzędzi do wysyłki, trackingu i notyfikacji. Wszystko dzieje się w jednym miejscu, a historia interakcji z dokumentem zostaje zapisana w karcie szansy sprzedaży. Dzięki temu manager widzi dokładnie, na jakim etapie jest oferta i co się z nią działo.
Podpis elektroniczny w Pipedrive bez zbędnych formalności
Kiedy klient chce podpisać umowę, nie musi niczego drukować. Wystarczy kliknięcie w link, aby złożyć podpis elektroniczny online. Smart Docs obsługuje podpisy elektroniczne zgodne z rozporządzeniem eIDAS (UE) oraz ESIGN Act/UETA (USA), dzięki czemu podpisy są prawnie wiążące w większości krajów.
Podpis może przyjąć formę tekstową lub być wykonany ręcznie na ekranie dotykowym. Istnieje możliwość dodania wielu pól podpisu, zdefiniowania ich kolejności (np. najpierw przedstawiciel klienta, potem reprezentant firmy) oraz oznaczenia pól jako obowiązkowe lub opcjonalne.
Wszystkie działania związane z podpisywaniem są rejestrowane i zabezpieczone. Każdy podpis jest opatrzony znacznikiem czasu oraz identyfikatorem użytkownika. Podpisany dokument w formacie PDF zostaje automatycznie przypięty do odpowiedniego dealu w Pipedrive, bez potrzeby ręcznego zapisywania czy archiwizacji.
Cały proces przebiega w ramach tego samego linku, co wcześniejsze etapy udostępniania oferty – nie trzeba niczego przekierowywać do zewnętrznych serwisów. Jeśli firma potrzebuje rozbudowanych funkcji podpisu (np. zgodnych z polityką firmy), możliwa jest integracja z DocuSign. Jednak dla większości firm korzystających z Pipedrive w zupełności wystarcza natywna funkcja eSign, prosta, szybka i dostępna od ręki.
Korzyści z zastosowania Smart Docs w Pipedrive
Wdrożenie Smart Docs w zespole sprzedażowym przynosi nie tylko wygodę, ale realne korzyści organizacyjne. Oto najważniejsze z nich:
- Stały porządek w dokumentach – wszystkie oferty, umowy i propozycje są przypięte do konkretnej szansy sprzedaży, z widoczną historią i statusem. Nic nie ginie, wszystko jest tam, gdzie trzeba.
- Wspólna baza szablonów – cały zespół korzysta z jednolitych wzorów, co eliminuje różnice w stylu, zawartości i formacie dokumentów. Każda oferta wygląda profesjonalnie i zgodnie z polityką firmy.
- Łatwe przejmowanie tematów – jeśli handlowiec jest nieobecny, inna osoba z zespołu może szybko odnaleźć wszystkie dokumenty i kontynuować pracę bez przestojów.
- Pełna widoczność dla managerów – osoby zarządzające sprzedażą mają wgląd w aktywność dokumentową – wiedzą, które oferty zostały wysłane, otwarte, podpisane. To pomaga monitorować tempo pracy i identyfikować wąskie gardła.
- Więcej czasu na sprzedaż – handlowcy nie muszą przełączać się między narzędziami, kopiować danych czy pytać o statusy. Cały proces – od przygotowania do podpisania – odbywa się w jednym miejscu.
- Spójność komunikacji z klientem – dzięki integracji z Google Drive i OneDrive, dokumenty są zawsze aktualne i dostępne online, a klient ma dostęp do tej samej wersji co zespół. Znika problem załączników, nieaktualnych plików i duplikatów.
Te elementy razem sprawiają, że procesy sprzedażowe są bardziej przewidywalne, szybsze i mniej obciążające dla zespołu. Smart Docs to nie tylko wygoda – to sposób na zbudowanie solidnej organizacji dokumentów, która rośnie razem z firmą.
Dla kogo Smart Docs będzie najlepszym rozwiązaniem?
Smart Docs to narzędzie dla zespołów, które:
- pracują w sprzedaży B2B i obsługują wiele procesów ofertowych miesięcznie,
- chcą tworzyć i wysyłać oferty bezpośrednio z CRM, bez przełączania się między narzędziami,
- potrzebują uporządkowanego obiegu dokumentów i możliwości śledzenia, co dzieje się z nimi po wysłaniu,
- chcą przyspieszyć proces podpisywania umów bez udziału papieru,
- działają w zespole i potrzebują wspólnej bazy szablonów oraz wglądu w działania kolegów.
Przykłady zastosowania Smart Docs w Pipedrive
1. Anna z firmy rekrutacyjnej
Anna pracuje w małej agencji rekrutacyjnej, która obsługuje wiele procesów jednocześnie. Gdy kandydat zostaje zakwalifikowany, trzeba szybko podpisać umowę z klientem. Dzięki Smart Docs, Anna korzysta z gotowego szablonu umowy, który automatycznie wypełnia się danymi z dealu. Wysyła link, śledzi otwarcie dokumentu i otrzymuje podpis w ciągu kilku godzin – wszystko bez potrzeby drukowania i skanowania.
2. Michał, handlowiec w firmie technologicznej
Michał codziennie przygotowuje kilka ofert dla klientów z sektora IT. Każda różni się zakresem, ceną, czasem realizacji. Dzięki Smart Docs Michał pracuje na gotowych szablonach, które aktualizują się danymi z CRM. W ciągu kilku minut może przygotować spersonalizowaną ofertę, a po jej wysłaniu system informuje go, kiedy klient ją przeczytał. Może idealnie wyczuć moment na kontakt i domknięcie sprzedaży.
3. Katarzyna, dyrektor sprzedaży w firmie budowlanej
Zespół Katarzyny odpowiada za wiele przetargów i ofert do wspólnot mieszkaniowych i deweloperów. Każdy handlowiec korzysta z tych samych szablonów i procedur. Dzięki Smart Docs, Katarzyna ma pełny wgląd w to, które dokumenty są gotowe, które zostały wysłane, a które czekają na podpis. Gdy któryś z handlowców jest nieobecny, inna osoba może przejąć temat bez zbędnych pytań – wszystko jest w systemie, uporządkowane i aktualne.
Podsumowanie
Smart Docs w Pipedrive to narzędzie, które pozwala zautomatyzować i uporządkować cały proces tworzenia, wysyłki oraz podpisywania dokumentów sprzedażowych – bez wychodzenia z CRM. Dzięki gotowym szablonom, automatycznemu uzupełnianiu danych, śledzeniu aktywności klientów i możliwości podpisu elektronicznego, zespoły sprzedażowe mogą działać szybciej, sprawniej i bez błędów. Wszystkie dokumenty są zawsze pod ręką, uporządkowane i dostępne dla całego zespołu, co znacząco skraca czas domykania umów i zwiększa kontrolę nad procesem sprzedaży. To rozwiązanie szczególnie docenią firmy, które chcą zyskać więcej czasu na realną sprzedaż, a mniej na żmudną administrację i obsługę dokumentów.
Poznaj w praktyce zalety Smart Docs dla Twojej firmy
Umów się na prezentację Smart Docs w Pipedrive – jako certyfikowany partner Pipedrive pokażemy Ci możliwości automatyzacji dokumentów, podpisów elektronicznych i integracji z CRM. Oferujemy pełne wsparcie we wdrożeniu Smart Docs oraz innych rozwiązań Pipedrive w Twojej organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Pipedrive?
Odwiedź nasz Blog – Porady i wskazówki dotyczące Pipedrive CRM i odkryj funkcje, integracje oraz najlepsze praktyki, by skuteczniej zarządzać sprzedażą i relacjami z klientami.