Case Study – Wdrożenie Pipedrive w manufakturze noży premium

O firmie

Zdunek Knives to polska manufaktura rzemieślnicza specjalizująca się w tworzeniu ekskluzywnych noży myśliwskich na zamówienie, łącząca tradycyjny kunszt z nowoczesną precyzją wykonania. Każdy nóż powstaje jako unikalne dzieło – ręcznie szlifowane i wykańczane z najdrobniejszą dbałością o geometrię ostrza, balans i detale, co przekłada się na wyjątkową estetykę i perfekcyjne właściwości tnące.

Firma wyróżnia się zastosowaniem zaawansowanych rozwiązań technicznych, w tym precyzyjnego szlifu wklęsłego, oraz najwyższych gatunków stali. Każdy projekt jest personalizowany – od doboru materiałów na rękojeść (stabilizowane drewno, micarta), przez możliwość wyboru pochwy, aż po samo zapakowanie. Noże Zdunek Knives to połączenie funkcjonalności z elegancją i rzemieślniczą maestrią, cenione zarówno przez wymagających myśliwych i entuzjastów outdooru, jak i kolekcjonerów.

Wyzwanie

Hubert Zdunek stanął przed nietypowym wyzwaniem – uporządkowaniem procesów biznesowych zanim jeszcze oficjalnie wszedł na rynek. Jako twórca limitowanych, ręcznie wykonywanych noży myśliwskich z grawerunkami, wiedział, że w segmencie premium nie ma miejsca na chaos organizacyjny. Pierwsze kontakty z kontrahentami i rosnąca liczba maili już tworzyły nieład, który mógł się tylko pogłębiać z nadejściem pierwszych zamówień.

Najważniejsze obszary do zaopiekowania:

• Uporządkowanie wielojęzycznej komunikacji – międzynarodowa klientela (Polska, Niemcy, Wielka Brytania, Francja, Włochy, Hiszpania) wymagała centralnego miejsca do zarządzania korespondencją.
• Stworzenie powtarzalnego procesu obsługi premium – klienci kupujący spersonalizowane noże za wysokie kwoty oczekują wrażenia zaopiekowania od pierwszego kontaktu przez realizację aż po opiekę posprzedażową.
• Maksymalizacja czasu na rzemiosło – jako jednoosobowa firma Hubert nie mógł pozwolić sobie na godziny przy komputerze. System miał minimalizować czas na administrację i maksymalizować czas w warsztacie.
• Zarządzanie długim, spersonalizowanym procesem sprzedaży – od pierwszego kontaktu przez doprecyzowanie wymagań co do grawerunku, wybór pochwy i opakowania, po finalizację płatności.
• Profesjonalny wizerunek od pierwszego klienta – brak możliwości testowania rozwiązań "na żywym organizmie". W świecie premium nie ma drugiej szansy na pierwsze wrażenie.

Dlaczego warto wdrożyć CRM przed startem?

W segmencie premium każdy detal buduje wizerunek marki. Profesjonalna obsługa od pierwszego kontaktu nie tylko zwiększa szanse na sprzedaż, ale też tworzy fundament pod długoterminowe relacje z kolekcjonerami i entuzjastami. Chaos organizacyjny w tym segmencie kosztuje więcej niż utracone transakcje – kosztuje reputację.

Zakres współpracy

Wdrożenie rozpoczęto od serii warsztatów strategicznych, które odbyły się jeszcze przed jakąkolwiek konfiguracją systemu. Ich celem było głębokie zrozumienie specyfiki prowadzenia biznesu z ręcznie wykonywanymi nożami myśliwskimi – od pierwszego kontaktu z klientem zainteresowanym premium produktem, przez proces personalizacji, aż po utrzymywanie długoterminowych relacji.

W ramach współpracy zrealizowano:

• Warsztaty analizy i mapowania procesów sprzedażowych: nakreślenie kontekstu biznesowego rzemiosła artystycznego, ustalenie hierarchii danych, zaplanowanie pól do przechowywania szczegółowych oczekiwań wobec grawerunku oraz specyfiki komunikacji z międzynarodową bazą klientów.
• Strategiczne opracowanie 5-etapowego procesu sprzedaży: zdefiniowanie etapów lejka dostosowanych do dłuższych cykli decyzyjnych charakterystycznych dla produktów premium, ustalenie punktów follow-upu.
• Konfiguracja struktury produktowej: stworzenie modularnej struktury produktu (nóż bazowy + opcje grawerunku, pochwy, opakowania), umożliwiającej efektywną wycenę przy zachowaniu możliwości pełnej personalizacji.
• Implementacja systemu segmentacji klientów: konfiguracja pól i filtrów umożliwiających tworzenie dedykowanych list wspierających długoterminowe budowanie relacji.
• Automatyzacja follow-upu przy zachowaniu premium charakteru: wprowadzenie delikatnych automatycznych przypomnień oraz wizualnych oznaczeń nieaktywności, które wspierają proces bez nadmiernej automatyzacji rujnującej personalizację.
• Integracja modułu projektowego: połączenie procesu sprzedażowego z modułem zarządzania realizacją zamówień, umożliwiające płynne przekazanie wygranych szans do fazy produkcyjnej.
• Przygotowanie systemu raportowania: implementacja kluczowych raportów analizujących skuteczność kanałów marketingowych, powody strat, konwersję między etapami.
• Szkolenia dostosowane do jednoosobowego modelu pracy: praktyczne warsztaty z naciskiem na edukację i samodzielność w przyszłości.

Przebieg współpracy

Projekt został zrealizowany w modelu warsztatowym, podzielonym na trzy wyraźne bloki: strategiczny, wdrożenie core Pipedrive oraz dodatki do systemu. Kluczowym elementem sukcesu było świadome dostosowanie tempa implementacji do charakteru działalności klienta oraz rozłożenie projektu w czasie umożliwiające przyswojenie wiedzy między fazami.

Współpraca miała charakter partnerski i edukacyjny: ekspert DigitPoint wnosił wiedzę techniczną o możliwościach systemu, natomiast właściciel dzielił się głęboką znajomością specyfiki premium produktów oraz filozofią budowania długoterminowych relacji z klientami.

Efekty

• Koniec z chaosem komunikacyjnym – wszystkie kontakty z klientami, niezależnie od kanału, są przechowywane w jednym miejscu z pełną historią rozmów i ustaleń.
• Ustrukturyzowany proces sprzedaży – pięcioetapowy lejek dopasowany do długiego cyklu decyzyjnego w segmencie premium eliminuje ryzyko "zagubienia" potencjalnego klienta między etapami.
• Błyskawiczne przygotowanie ofert – automatyczne dodawanie produktu bazowego i wybór opcji z listy skróciły czas przygotowania oferty, eliminując jednocześnie błędy cenowe.
• Budowanie relacji z kolekcjonerami – pełna historia zakupów, preferencje grawerowania i archiwum zdjęć wcześniejszych realizacji umożliwiają autentyczną personalizację obsługi powracających klientów.
• Płynne przejście od sprzedaży do realizacji – wygrana transakcja automatycznie staje się projektem produkcyjnym ze śledzonymi statusami, co pozwala transparentnie informować klienta o postępach.
• Przewidywalność i kontrola – widoczność całego pipeline'u umożliwia świadome planowanie produkcji, prognozowanie przychodów i priorytetyzację działań.
• Mobilność w codziennej pracy – pełen dostęp do systemu ze smartfona pozwala aktualizować statusy z warsztatu, sprawdzać szczegóły podczas targów i odpowiadać na zapytania bez konieczności powrotu do komputera.
• Fundament pod rozwój – udokumentowane procesy i powtarzalna struktura działań przygotowują firmę do ewentualnego zatrudnienia pierwszej osoby do obsługi klienta.
• Redukcja mental load rzemieślnika – system pamięta za właściciela, automatyczne przypomnienia eliminują stres, a centralizacja informacji uwalnia przestrzeń mentalną na precyzję w rzemiośle.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive dla Zdunek Knives pokazuje, że kluczem do sukcesu w przypadku firm rzemieślniczych działających na rynku premium jest dogłębne zrozumienie charakteru biznesu przed rozpoczęciem konfiguracji. Warsztaty mapowania procesów pozwoliły zaprojektować rozwiązanie dopasowane do rzeczywistości długiego cyklu decyzyjnego, emocjonalnego charakteru zakupu noży myśliwskich i międzynarodowej bazy klientów.

W przypadku jednoosobowych działalności szczególnie istotne okazało się zastosowanie zasady 95/5 – system obsługuje standardowe przypadki w sposób maksymalnie zautomatyzowany, zachowując elastyczność dla nietypowych wymagań. Prostota konfiguracji produktu nie jest ograniczeniem, lecz strategiczną decyzją wspierającą adopcję systemu i koncentrację na jakości rzemiosła.

Projekt potwierdza, że dla firm premium w sektorze artystycznym kluczowe jest traktowanie CRM jako narzędzia wspierającego relację z klientem, nie tylko transakcję. Historia kontaktów, dokumentacja preferencji i wizualna archiwizacja realizacji stają się aktywem biznesowym umożliwiającym autentyczną personalizację i budowanie wartości życiowej klienta.