Case Study - Pipedrive CRM w agencji mówców i ekspertów biznesowych

O firmie

PrimeSpeakers to agencja mówców, ekspertów i influencerów biznesowych, która od ponad 10 lat łączy organizatorów wydarzeń z najlepszymi prelegentami na polskim rynku. W portfolio agencji znajdują się liderzy biznesu, specjaliści branżowi, osobowości medialne, storytellerzy oraz power speakerzy, którzy inspirują, motywują i dzielą się wiedzą na konferencjach, szkoleniach, webinariach i eventach korporacyjnych. PrimeSpeakers wyróżnia się wyjątkowo szeroką ofertą - od wystąpień motywacyjnych i keynote'ów, przez warsztaty tematyczne i moderowanie debat, po kompleksowe doradztwo w zakresie koncepcji całych wydarzeń. Firma realizuje projekty w obszarach employer brandingu, PR-u, szkoleń wewnętrznych i eventów integracyjnych, każdorazowo dopasowując styl, temat i energię wystąpienia do charakteru wydarzenia i oczekiwań publiczności. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu zespołu w branży eventowej, marketingowej i PR-owej oraz umiejętności budowania autentycznych relacji, PrimeSpeakers zamienia pomysły w wydarzenia, które zostają w pamięci i realnie wspierają cele biznesowe swoich klientów.

Wyzwanie

Dynamiczny rozwój agencji oraz rosnąca baza ekspertów i setek zapytań rocznie sprawiły, że firma stanęła przed wyzwaniem uporządkowania procesów i scentralizowania wiedzy biznesowej. Dotychczasowe metody - oparte na różnych narzędziach i naturalnej pamięci zespołu - sprawdzały się doskonale na wcześniejszym etapie rozwoju, jednak skala działalności wymagała już bardziej zaawansowanego rozwiązania.

Najważniejsze obszary do zaopiekowania:

• Wielokanałowa komunikacja - klienci i eksperci naturalnie kontaktowali się najwygodniejszymi dla siebie kanałami (mail, telefon, komunikatory, social media), co stwarzało potrzebę centralizacji historii kontaktów w jednym miejscu.
• Specyfika nieliniowego procesu sprzedaży - każde zapytanie miało indywidualną ścieżkę (od natychmiastowej decyzji po wielomiesięczne negocjacje), a współpraca z agencjami eventowymi wymagała innego podejścia niż z klientami bezpośrednimi.
• Zarządzanie rozbudowaną bazą ekspertów - potrzeba szybkiego wyszukiwania według lokalizacji, kompetencji językowych, tematyki i dostępności; chęć wykorzystania historii współpracy do remarketingu i proponowania nowych rozwiązań.
• Systematyczny followup i timing - automatyzacja przypomnień o ważności ofert, terminach reakcji i formalnych wymogach korporacyjnych klientów.
• Przygotowanie do skalowania - umożliwienie płynnego wdrażania nowych członków zespołu oraz efektywnej współpracy bez konieczności wielokrotnego przekazywania kontekstu.

Celem było stworzenie systemu, który nie wprowadzi dodatkowej biurokracji, a realnie odciąży zespół, scentralizuje wiedzę i pozwoli skutecznie rozwijać biznes przy zachowaniu pełnej kontroli nad relacjami z klientami i ekspertami.

Zakres współpracy

Jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac wdrożeniowych ekspert DigitPoint przeprowadził serię szczegółowych warsztatów strategicznych. Ich celem było głębokie zrozumienie specyfiki pracy agencji - od pozyskiwania leadów, przez dopasowywanie ekspertów do zapytań, aż po finalizację współpracy. Podczas warsztatów zmapowano cały proces sprzedaży, ustalono krytyczne elementy oraz zidentyfikowano kluczowe informacje wymagające strukturyzacji. Dopiero po usystematyzowaniu i spisaniu tych informacji przystąpiono do konfiguracji Pipedrive.

W ramach współpracy zrealizowano:

• Warsztaty analizy i mapowania procesów sprzedażowych - nakreślenie kontekstu biznesowego, ustalenie hierarchii danych, zaplanowanie pól do przechowywania insightów oraz specyfiki współpracy z każdym typem kontrahenta.
• Strategiczne opracowanie procesu sprzedaży - zdefiniowanie etapów lejka dostosowanych do nieliniowego charakteru procesów w branży, ustalenie punktów automatyzacji oraz określenie sposobu wykorzystania modułów systemu.
• Dokumentacja warsztatowa - katalogowanie informacji z warsztatów, rozrysowanie schematów pracy i przekucie ich w konkretną implementację w Pipedrive.
• Konfiguracja struktury danych - stworzenie odrębnych typów organizacji z dedykowanymi polami własnymi, dostosowanie widoków oraz etykiet wspierających segmentację i filtrowanie bazy.
• Implementacja systemu wyszukiwania ekspertów - konfiguracja pól umożliwiających filtrowanie według lokalizacji, języków, tematyki, formatów współpracy oraz dostępności, ułatwiająca dopasowanie odpowiedniego mówcy do zapytania.
• Automatyzacja followupu i przypomnień  - wprowadzenie automatycznych powiadomień o ważności ofert, przypomnienia po okresach bezczynności klienta oraz zadań cyklicznych wspierających systematyczną obsługę zapytań.
• Integracja z pocztą e-mail i narzędziami komunikacyjnymi - centralizacja wielokanałowej komunikacji w jednym miejscu, umożliwiająca śledzenie historii kontaktów niezależnie od źródła.
• Szkolenia dostosowane do potrzeb zespołu - praktyczne warsztaty z codziennej pracy w systemie, obejmujące zarządzanie kontaktami, procesem sprzedaży, zadaniami oraz wykorzystanie aplikacji mobilnej, prowadzone w sposób elastyczny z uwzględnieniem bieżących pytań i wyzwań.

Przebieg współpracy

Projekt został zrealizowany w modelu warsztatowym, składającym się z trzech głównych spotkań analitycznych oraz kolejnych etapów konfiguracji i szkoleń. Kluczowym elementem sukcesu było rozpoczęcie od dogłębnej analizy - nie od razu konfigurowania systemu, ale od zrozumienia, jak zespół pracuje, jakie ma potrzeby i gdzie są największe możliwości usprawnienia. Współpraca miała charakter partnerski: ekspert DigitPoint wnosił wiedzę techniczną i doświadczenie wdrożeniowe, natomiast zespół PrimeSpeakers dzielił się ekspertyzą branżową i realiami codziennej pracy.

Efekty

• Scentralizowana wiedza o ekspertach i klientach - wszystkie insighty, preferencje i historia współpracy znajdują się w jednym miejscu, dostępnym dla całego zespołu.
• Efektywne zarządzanie bazą ekspertów - system filtrowania według lokalizacji, języków, tematyki i dostępności umożliwia szybkie dopasowanie odpowiedniego mówcy do zapytania.
• Uporządkowany proces sprzedaży - dedykowany lejek dostosowany do nieliniowego charakteru branży pozwala monitorować każdy etap współpracy, niezależnie od jej długości.
• Wielokanałowa komunikacja w jednym miejscu - centralizacja kontaktów eliminuje ryzyko utraty leadów i zapomnianych działań.
• Automatyczny system followupów - powiadomienia o ważności ofert i zapytań chronią przed stratami i pomyłkami.
• Przygotowanie do skalowania - udokumentowane procesy umożliwiają włączenie nowych osób do zespołu bez wielomiesięcznego transferu informacji.
• Oszczędność czasu - eliminacja godzin spędzanych na szukaniu informacji pozwala skupić się na faktycznej pracy z klientami i ekspertami.
• Naturalność w codziennej pracy - wdrożony system stał się naturalnym przedłużeniem działań zespołu, narzędziem które porządkuje i odciąża mentalnie, nie dodając obowiązków administracyjnych.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive dla PrimeSpeakers pokazuje, że kluczem do efektywnego projektu jest dogłębna analiza procesów przed rozpoczęciem konfiguracji. Warsztaty strategiczne pozwoliły zidentyfikować rzeczywiste potrzeby zespołu i zaprojektować rozwiązanie dopasowane do specyfiki branży agencji speakerskiej.

W przypadku firm o nieliniowych procesach sprzedaży szczególnie istotne okazało się myślenie poza standardowymi schematami - stworzenie odrębnych typów organizacji z dedykowanymi polami oraz system wyszukiwania to rozwiązania wykraczające poza typową konfigurację CRM.

Projekt potwierdza wartość partnerskiego modelu współpracy, w którym wiedza klienta o realiach branżowych łączy się z ekspertyzą techniczną partnera wdrożeniowego. Dzięki temu możliwe było stworzenie systemu, który nie tylko odpowiada na bieżące wyzwania, ale również przygotowuje organizację do przyszłego rozwoju i skalowania działalności.