Case Study - wdrożenie Pipedrive CRM w Domu mediowym

O firmie

Iberion to polska grupa mediowa specjalizująca się w tworzeniu treści multimedialnych dystrybuowanych głównie przez media społecznościowe oraz serwisy tematyczne. Do grupy należy portal informacyjny Goniec.pl oraz dziesięć serwisów tematycznych, które łącznie docierają miesięcznie do ponad 7,6 miliona Polaków. Iberion wyróżnia się połączeniem wiarygodnego dziennikarstwa śledczego z największymi zasięgami w mediach społecznościowych w Polsce – do zespołu należą uznani dziennikarze, a materiały redakcji są regularnie cytowane przez wszystkie główne media w kraju. Firma konsekwentnie buduje społeczności wokół swoich marek, łącząc tradycyjne formy dziennikarstwa z nowoczesnymi kanałami dystrybucji. Równolegle z rozwojem redakcji, Iberion dynamicznie rozbudowuje dział reklamy, który realizuje kampanie dla wiodących marek na polskim rynku, wyróżniając się wysoką jakością realizacji i niestandardowym podejściem do projektów reklamowych.

Wyzwanie

Dynamiczny rozwój firmy i rosnąca liczba klientów sprawiły, że dotychczasowe metody pracy przestały wystarczać. Informacje o kontaktach z klientami były rozproszone – notatki prywatne, maile, pliki – co stwarzało realne ryzyko utraty wiedzy przy zmianach w zespole i utrudniało szybkie przekazanie kontekstu relacji biznesowej.

Zarządzanie aktywnościami handlowców wymagało manualnego zbierania danych z wielu źródeł. Bez automatycznego raportowania trudno było na bieżąco ocenić efektywność poszczególnych etapów sprzedaży, zidentyfikować obszary wymagające wsparcia czy wychwycić klientów, z którymi kontakt osłabł. Przekazywanie tematów między handlowcami – szczególnie po okresie nieaktywności – było problematyczne z powodu braku pełnej, wspólnej historii kontaktów.

Dodatkowo zespół potrzebował niestandardowego rozwiązania: integracji CRM z bazą GUS, która wyeliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych firmowych i przyspieszy kwalifikację potencjalnych klientów. Bez tego każde nowe zapytanie oznaczało stratę czasu na wyszukiwanie i kopiowanie podstawowych informacji o firmie.

Zakres współpracy

Jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac wdrożeniowych, ekspert DigitPoint przeprowadził szczegółowe warsztaty strategiczne. Ich celem było zmapowanie całego procesu sprzedaży, zrozumienie specyfiki pracy zespołu i ustalenie krytycznych elementów, które muszą znaleźć odzwierciedlenie w systemie. Dopiero po usystematyzowaniu i spisaniu tych informacji przystąpiono do konfiguracji Pipedrive.

W ramach współpracy zrealizowano:

• Warsztaty analizy i mapowania procesów sprzedażowych – nakreślenie kontekstu biznesowego, ustalenie hierarchii danych, zaplanowanie pól do przechowywania informacji o klientach i transakcjach.
• Strategiczne opracowanie procesu sprzedaży – zdefiniowanie etapów lejka, automatyzacji oraz określenie sposobu wykorzystania poszczególnych modułów systemu.
• Dokumentacja warsztatowa – katalogowanie informacji z warsztatów, rozrysowanie schematów pracy i przekucie ich w konkretną implementację w Pipedrive.
• Konfiguracja struktury systemu – dostosowanie pól własnych, widoków i etykiet do specyfiki branży mediowej oraz sposobu pracy zespołu.
• Synchronizacja stanowisk pracy – podłączenie osobistych adresów e-mail, kalendarzy i telefonów do CRM, zapewniające pełną integrację komunikacji.
• Szkolenie zespołu z obsługi CRM – praktyczne warsztaty z codziennej pracy w systemie, obejmujące zarządzanie kontaktami, szansami sprzedaży, zadaniami oraz wykorzystanie aplikacji mobilnej. Szkolenie zostało oparte o realne procesy klienta co zapewniło jego dużą użyteczność.
• Budowa customowej integracji z bazą GUS – zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania opartego na Zapier, które automatycznie pobiera dane firm z rejestru publicznego i uzupełnia je w CRM, eliminując przepisywanie informacji.
• Implementacja niestandardowych procedur zarządzania szansami sprzedaży – opracowanie i wdrożenie zaawansowanych automatyzacji poprzez Zapier, wspierających unikalne sytuacje w zespole klienta.

Przebieg współpracy

Projekt podzielony był na kluczowe fazy oraz był prowadzony w modelu warsztatowym. Kluczem do skutecznego wdrożenia okazało się rozpoczęcie od dogłębnej analizy, która nie tylko umożliwiła precyzyjną konfigurację systemu, ale również pozwoliła zidentyfikować obszary wymagające niestandardowych rozwiązań. Dzięki temu możliwe było zaprojektowanie i wdrożenie customowych integracji oraz zaawansowanych procedur, które wykraczają poza standardowe możliwości CRM. 

Efekty

• Scentralizowana wiedza o klientach – koniec z rozproszeniem informacji. Cała historia kontaktów, ustaleń i statusów transakcji znajduje się w jednym miejscu.
• Pełna przejrzystość działań – menedżerowie mają dostęp do aktualnych danych o aktywnościach, postępach w pipeline'u i efektywności poszczególnych etapów sprzedaży w czasie rzeczywistym.
• Płynne przekazywanie odpowiedzialności – system umożliwia teraz bezproblemowe przejmowanie klientów między handlowcami bez utraty kontekstu.
• Oszczędność czasu – automatyzacja powtarzalnych zadań uwolniła zespół od rutyny, zwiększając czas na działania stricte sprzedażowe.
• Ujednolicenie procesów – praca handlowców stała się powtarzalna i zgodna ze standardem, co znacząco ułatwiło wdrażanie nowych członków zespołu.
• Eliminacja ryzyka utraty wiedzy – centralizacja danych zabezpiecza firmę przed konsekwencjami rotacji w zespole.
• Automatyczne pobieranie danych z GUS – customowa integracja eliminuje ręczne przepisywanie, przyspiesza kwalifikację klientów i redukuje błędy już na starcie procesu.
• Zaawansowane automatyzacje dopasowane do specyfiki biznesu – w odpowiedzi na niestandardowe procedury wdrożono rozwiązanie ułatwiające zarządzanie szansami sprzedaży
  
  

Wnioski i rekomendacje

Projekt dla Iberionu pokazuje, że podstawą skutecznego wdrożenia CRM jest dogłębna analiza procesów przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac konfiguracyjnych. Warsztaty strategiczne są kluczowym etapem projektu – to moment, w którym rodzi się realna wartość wdrożenia.

W przypadku firm o unikalnych lub złożonych procesach kluczowe okazuje się myślenie poza schematami standardowej konfiguracji. Gotowość do sięgania po zewnętrzne narzędzia i budowania customowych rozwiązań – jak integracja z bazą GUS czy zaawansowane procedury przez Zapier – nie jest luksusem, ale często jedyną drogą do pełnego wykorzystania potencjału CRM.

Ten projekt potwierdza także, że efektywne wdrożenie to proces partnerski. Wiedza klienta o specyfice branży i procesach łączy się z ekspertyzą techniczną partnera, tworząc rozwiązania dopasowane nie tylko do bieżących potrzeb, ale również rozwijające możliwości systemu w sposób niedostępny w standardowych konfiguracjach.