Case Study - Wdrożenie Pipedrive w agencji nieruchomości Premium

Branża: Nieruchomości premium
Strona internetowa: https://exclusivepoland.com

O firmie

Exclusive Poland to firma specjalizująca się w kompleksowej obsłudze polskich inwestorów na gruzińskim rynku nieruchomości, ze szczególnym naciskiem na prestiżowe projekty Ambassadori Island Batumi nad Morzem Czarnym. Firma eliminuje wszystkie bariery inwestowania za granicą – oferuje pełną obsługę w języku polskim, możliwość podpisania umowy w 100% zdalnie oraz kompleksowe wsparcie na każdym etapie, od analizy rentowności poprzez wsparcie w pozyskaniu finansowania, po odbiór kluczy. Exclusive Poland współpracuje bezpośrednio z największym gruzińskim deweloperem Ambassadori Group, gwarantując dostęp do najbardziej ekskluzywnej inwestycji jak Ambassadori Island Batumi – luksusowy kompleks nad Morzem Czarnym z pełną infrastrukturą hotelową i możliwością zarabiania na samej nieruchomości oraz wynajmie. Dzięki głębokiej znajomości lokalnego rynku i bezpośrednim kontaktom z deweloperem, Exclusive Poland przekształca skomplikowany proces zakupu zagranicznej nieruchomości w wygodną, bezpieczną i opłacalną inwestycję.

Wyzwanie

Exclusive Poland stanęło przed wyzwaniem charakterystycznym dla firm działających w premium real estate z wieloletnim cyklem inwestycyjnym. Rozwój projektu apartamentowego rozpisanego na 9 lat oraz rosnąca baza potencjalnych inwestorów i klientów – często prowadzonych miesiącami przed podjęciem decyzji – wymagały uporządkowania procesów i wprowadzenia narzędzi wspierających długoterminowe zarządzanie relacjami.

Najważniejsze obszary wymagające zaopiekowania:

• Dwutorowa struktura procesów – firma prowadziła równolegle eventy prezentujące inwestycję oraz właściwy proces sprzedaży apartamentów. Mieszanie tych działań utrudniało jasne określenie, na jakim etapie jest dany lead.
• Wieloletni cykl decyzyjny – inwestorzy funkcjonowali w otoczeniu firmy w dłuższym okresie: przypominali się, znikali, wracali. Bez systemu łatwo było stracić z oczu kontakt, który dziś wydaje się zimny, a za rok może przynieść transakcję.
• Rozproszona wiedza – każdy handlowiec prowadził własną bazę kontaktów. Przy przekazywaniu klienta brakowało pełnego kontekstu relacji, historii rozmów i wcześniejszych ustaleń.
• Ręczne zarządzanie zadaniami – wszystko wymagało manualnego pamiętania: przypomnienie o evencie, follow-up po wysłaniu oferty, ponowny kontakt z klientem potrzebującym czasu.
• Brak standaryzacji – zespół nie miał wspólnego słownika przyczyn rezygnacji klientów, co uniemożliwiało rzetelną analizę i identyfikację wąskich gardeł w procesie sprzedaży.

Zakres współpracy

Jeszcze przed rozpoczęciem właściwych prac wdrożeniowych ekspert DigitPoint przeprowadził serię szczegółowych warsztatów strategicznych, których celem było głębokie zrozumienie specyfiki sprzedaży apartamentów inwestycyjnych oraz wspierających ją działań marketingowych. Podczas warsztatów zmapowano cały proces sprzedaży, ustalono krytyczne elementy oraz zidentyfikowano kluczowe informacje wymagające strukturyzacji.

W ramach współpracy zrealizowano:

• Warsztaty analizy i mapowania procesów sprzedażowych – nakreślenie kontekstu biznesowego, ustalenie hierarchii danych, zaplanowanie pól do przechowywania parametrów nieruchomości oraz profili inwestorów.
• Strategiczne opracowanie procesu sprzedaży – zdefiniowanie etapów lejka dostosowanych do specyfiki transakcji deweloperskich, ustalenie punktów automatyzacji.
• Automatyzacja follow-upów i przypomnień – wprowadzenie automatycznych zadań check-up po okresach bezczynności, powiadomień o weryfikacji dokumentów oraz przypomnień wspierających systematyczną obsługę.
• Synchronizacja stanowisk pracy z naciskiem na mobilność – podłączenie osobistych adresów e-mail, integracja z kalendarzami oraz zapewnienie pełnej funkcjonalności w aplikacji mobilnej.
• Szkolenia dostosowane do potrzeb zespołu – praktyczne warsztaty z codziennej pracy w systemie, prowadzone w sposób elastyczny z pełną dokumentacją wideo dla nieobecnych.

Przebieg współpracy

Projekt został zrealizowany w modelu warsztatowym, składającym się z trzech głównych spotkań analitycznych oraz kolejnych etapów konfiguracji i szkoleń. Kluczowym elementem sukcesu było rozpoczęcie od dogłębnej analizy – nie od razu konfigurowania systemu, ale od zrozumienia, jak zespół pracuje i gdzie są największe możliwości usprawnienia. Współpraca miała charakter partnerski: ekspert DigitPoint wnosił wiedzę techniczną i doświadczenie wdrożeniowe, natomiast zespół Exclusive Poland dzielił się ekspertyzą w zakresie sprzedaży nieruchomości premium i realiów codziennej pracy.

Efekty

• Scentralizowana historia wieloletnich relacji – w wieloletnim projekcie klienci wracają po miesiącach lub latach. Cała historia rozmów, preferencji i ustaleń jest dostępna natychmiast dla całego zespołu.
• Widoczność kluczowych metryk biznesowych – zespół ma dostęp do informacji wcześniej nieosiągalnych: liczba aktywnych leadów, efektywność źródeł pozyskania, rzeczywisty czas zamknięcia transakcji.
• Automatyczne przypomnienia o follow-upach – system sam tworzy zadania po wysłaniu materiałów czy w trakcie negocjacji, eliminując ryzyko zagubienia leadów w wielomiesięcznych procesach.
• Rozdzielenie procesów eventowych i sprzedażowych – organizacja spotkań marketingowych i sprzedaż apartamentów działają w osobnych lejkach, co zapewnia przejrzystość bez mieszania różnych typów działań.
• Uporządkowana obsługa eventów jako źródła leadów – każde spotkanie ma strukturę w systemie, co pozwala śledzić zapisy, obecność i konwersję uczestników.
• Uproszczony onboarding nowych członków zespołu – jasno zdefiniowane etapy i standardowe działania skracają czas wdrożenia.
• Infrastruktura pod skalowanie wieloletniego projektu – uporządkowane dane, zmierzone źródła leadów i udokumentowane procesy tworzą fundament pod rozwój zespołu w kolejnych fazach bez utraty kontroli.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive dla Exclusive Poland potwierdza, że w branżach o długich cyklach sprzedażowych kluczem jest dogłębne zrozumienie procesów przed jakąkolwiek konfiguracją. Trzy warsztaty strategiczne pozwoliły precyzyjnie zmapować rzeczywistość firmy – od specyfiki eventów po wielomiesięczne nurturing klientów – i zaprojektować system dopasowany do charakteru inwestycji premium.

W przypadku firm o nieliniowych procesach szczególnie istotne okazało się myślenie poza standardowymi schematami – stworzenie dwóch osobnych lejków dla równoległych działań oraz system automatyzacji dostosowany do realiów pracy z klientami decydującymi przez lata to rozwiązania wykraczające poza typową konfigurację CRM.

Projekt potwierdza wartość partnerskiego modelu współpracy, w którym znajomość rynku nieruchomości premium przez zespół klienta łączy się z ekspertyzą konfiguracyjną partnera wdrożeniowego. Dzięki temu możliwe było stworzenie systemu, który nie tylko odpowiada na bieżące wyzwania, ale również buduje solidny fundament pod przyszłe fazy rozwoju i skalowanie działalności w miarę postępu inwestycji.