Case Study - Usprawnienie sprzedaży w Agencji Nieruchomości

O firmie

Aria Spain to agencja nieruchomości specjalizująca się w obsłudze klientów zagranicznych na hiszpańskim rynku, przede wszystkim w regionach Costa Blanca i Costa del Sol. W ofercie firmy znajdują się apartamenty, wille, domy jednorodzinne, inwestycje deweloperskie oraz grunty pod zabudowę. Aria Spain prowadzi klientów przez cały proces zakupu – od selekcji i prezentacji nieruchomości, poprzez wsparcie prawne i finansowe, aż po usługi dodatkowe, takie jak zarządzanie najmem czy aranżacja wnętrz. Szczególnym wyróżnikiem jest pełna obsługa w języku polskim, co sprawia, że klienci mogą bez barier korzystać z uroków hiszpańskiego rynku.

Wyzwanie

Dynamiczny rozwój Aria Spain oraz rosnąca liczba klientów o zróżnicowanych oczekiwaniach sprawiły, że firma potrzebowała narzędzia, które pozwoli skutecznie centralizować wiedzę o klientach, dokumentacji oraz prowadzonych transakcjach. W branży nieruchomości kluczowe znaczenie ma indywidualne podejście i precyzyjne dopasowanie oferty do stylu życia klienta. Dotychczasowe rozwiązania nie zapewniały pełnej przejrzystości działań ani automatycznego przypisywania zadań, co zwiększało ryzyko przeoczeń. Pipedrive został wcześniej wdrożony, lecz bez pełnego zrozumienia jego możliwości i dopasowania do realiów agencji. Brakowało czasu i wiedzy, aby samodzielnie uszyć system na miarę działalności Aria Spain.

Zakres współpracy

• Warsztaty analizy i mapowania procesów sprzedażowych: nakreślenie kontekstu biznesowego, ustalenie hierarchii danych, zaplanowanie pól do przechowywania informacji.
• Strategiczne opracowanie procesu sprzedaży: zdefiniowanie etapów, automatyzacji i wykorzystania modułów systemu.
• Dokumentacja warsztatowa: katalogowanie informacji, rozrysowanie schematów pracy i przekucie ich w implementację.
• Konfiguracja Pipedrive: dostosowanie bazy kontaktów, firm i szans sprzedaży do specyfiki branży nieruchomości.
• Uporządkowanie i personalizacja pól własnych, wspierająca higienę pracy i systematyczne uzupełnianie danych.
• Integracja skrzynek mailowych, aby pełna korespondencja była automatycznie dostępna w CRM.
• Implementacja automatyzacji: powitalne wiadomości do klientów, przypomnienia follow-up, zadania cykliczne dla zespołu.
• Konfiguracja raportów i dashboardów umożliwiających analizę źródeł leadów, skuteczności kampanii oraz statusów transakcji.
• Szkolenie zespołu z obsługi CRM, w tym wykorzystania aplikacji mobilnej podczas pracy w terenie.

Przebieg współpracy

Projekt opierał się na ścisłej współpracy warsztatowej. Ekspert DigitPoint przeprowadził szczegółowe warsztaty strategiczne, podczas których zmapowano cały proces sprzedaży i ustalono jego krytyczne elementy. Następnie informacje te zostały usystematyzowane, spisane i wdrożone do Pipedrive. Konfiguracja systemu została zrealizowana etapami, a każdy krok poprzedzony był omówieniem i dopasowaniem do realiów Aria Spain. Efektem była implementacja środowiska CRM skrojonego dokładnie na potrzeby agencji.

Efekty

• Usystematyzowany proces sprzedaży – każdy etap został jasno zdefiniowany i odzwierciedlony w lejku, co eliminuje chaos i zapewnia przejrzystość działań.
• Centralizacja danych – wszystkie informacje o klientach, dokumentach i statusach transakcji znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia pracę zespołową.
• Większa automatyzacja – system przypomina o follow-upach, wysyła wiadomości powitalne i porządkuje codzienne obowiązki, minimalizując manualną pracę.
• Redukcja ryzyka błędów – eliminacja ręcznego śledzenia terminów i notatek ogranicza możliwość przeoczeń, zwiększając komfort obsługi klienta.
• Dopasowanie do realiów pracy Aria Spain – Pipedrive stał się naturalnym elementem codziennych działań zespołu, a nie dodatkowym obciążeniem administracyjnym.
• Wzmocniona dyscyplina danych – dzięki odpowiednio zaplanowanym polom własnym dane są systematycznie i konsekwentnie uzupełniane.
• Lepsze raportowanie – kierownictwo otrzymało dostęp do dashboardów i raportów pokazujących źródła leadów, skuteczność kampanii i efektywność zespołu.
• Mobilność – dzięki aplikacji mobilnej agenci mają pełny dostęp do historii klientów i statusów transakcji w terenie, np. podczas prezentacji nieruchomości.
• Efekt warsztatów – poza samym wdrożeniem systemu, warsztaty strategiczne pozwoliły uporządkować procesy, dały zespołowi jasną mapę działania i podniosły poziom pracy całej organizacji.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive w Aria Spain pokazuje, że kluczem do sukcesu jest nie tylko sama konfiguracja systemu, ale przede wszystkim dogłębna analiza procesów i ich dostosowanie do realiów organizacji. Dzięki warsztatom i iteracyjnemu podejściu udało się stworzyć środowisko, które naturalnie wspiera pracę agentów i pozwala skupić się na najważniejszym – kliencie i jego potrzebach.

Projekt ten może być inspiracją dla agencji nieruchomości i firm obsługujących klientów indywidualnych w złożonych procesach sprzedażowych. Pokazuje, że dobrze przeprowadzona analiza i wdrożenie CRM daje realne korzyści – od redukcji błędów, przez usprawnienie komunikacji, aż po strategiczne raportowanie i gotowość do dalszego skalowania działalności.