Case Study - Usprawnienie procesów w Agencji Rekrutacyjnej

O firmie

HR KONO GROUP to doświadczony partner biznesowy w obszarze zarządzania personelem i outsourcingu procesowego działający na polskim rynku.

GRUPA KONO wyróżnia się szerokim spektrum usług – od outsourcingu procesowego, przez pracowników tymczasowych, po pełną legalizację zatrudnienia cudzoziemców oraz rekrutacje stałe. HR KONO GROUP posiada rozbudowaną sieć rekruterów oraz partnerów w Europie, Azji, Afryce i Ameryce Południowej, co pozwala na błyskawiczne dostarczanie wykwalifikowanych pracowników nawet w ciągu 7–14 dni. GRUPA KONO przejmuje wszystkie formalności związane z zatrudnieniem – od rekrutacji przez obsługę kadrowo-płacową po bieżące wsparcie koordynatorskie. Dzięki elastycznym modelom rozliczeń, gwarancji zastępowalności pracowników oraz indywidualnemu podejściu, umożliwia firmom pełne skupienie na celach biznesowych.

Wyzwanie

Rosnąca skala działalności i coraz większa liczba aktywnie prowadzonych procesów sprzedażowych sprawiły, że dotychczasowe metody pracy zaczęły nie nadążać za rzeczywistością. Pipedrive był już w organizacji – tyle że funkcjonował wyłącznie po stronie handlowców, jako ich narzędzie do zarządzania kontaktami. Marketing działał równolegle, w oderwaniu od systemu, a leady z formularzy spływały do arkusza Google, skąd ręcznie trafiały do właściwych osób. Dział sprzedaży i dział marketingu miały odrębne procesy, odrębne narzędzia i odrębną wiedzę – choć grały do tej samej bramki. Celem wdrożenia było połączenie świata sprzedaży i marketingu w jeden, spójny ekosystem.

Zakres współpracy

• Audyt systemu i spotkanie startowe: przegląd istniejących lejków, etapów, pól i bazy kontaktów, identyfikacja niespójności w sposobie pracy handlowców oraz ustalenie priorytetów wdrożenia.
• Mapowanie procesów sprzedażowych: rozpisanie pełnej ścieżki leada – od wpłynięcia przez formularz, przez przypisanie do handlowca według regionu, aż po finalizację kontraktu.
• Standaryzacja lejka sprzedaży: ujednolicenie definicji etapów i zasad przechodzenia między nimi, umożliwiające rzetelne raportowanie i porównywanie wyników między handlowcami.
• Konfiguracja struktury danych: dostosowanie pól własnych, w tym kluczowego pola na poziomie szansy sprzedaży, umożliwiającego automatyczne kierowanie leadów do właściwego handlowca.
• Integracja narzędzi pracy zespołu: podłączenie skrzynek mailowych i kalendarzy każdego użytkownika do Pipedrive, konfiguracja planera spotkań dla każdego handlowca.
• Projektowanie i planowanie automatyzacji: zaprojektowanie przepływu leadów z wykorzystaniem MAKE – automatyczne powiadomienie SMS do klienta i handlowca w momencie wypełnienia formularza, automatyczne tworzenie zadań po zmianie etapu lejka oraz automatyczne przypisywanie leadów między handlowców.
• Szkolenie z raportowania: warsztaty dla kadry zarządzającej z budowania raportów konwersji między etapami i monitorowania efektywności zespołu sprzedaży.
• Szkolenie z codziennej pracy w Pipedrive: praktyczne warsztaty dla całego zespołu, prowadzone na realnych danych klienta.

Przebieg współpracy

Projekt realizowany był w modelu warsztatowym, składającym się z siedmiu spotkań. Kluczem do skutecznego wdrożenia okazało się rozpoczęcie od audytu i uważnego słuchania – nie tylko po stronie marketingu, ale też handlowców, którzy najlepiej znali realia pracy w terenie. To właśnie na styku tych perspektyw ujawnił się największy problem: system był technicznie obecny, ale każdy używał go po swojemu, co uniemożliwiało jakiekolwiek rzetelne raportowanie. Ekspert DigitPoint wniósł strukturę i wiedzę o możliwościach narzędzia, zespół HR KONO GROUP wniósł znajomość własnych procesów – i dopiero to połączenie pozwoliło zbudować system, który faktycznie pracuje na rzecz zarządzania.

Efekty

• Automatyczny routing leadów do handlowców – zgłoszenia z formularzy internetowych trafiają bezpośrednio do Pipedrive i są przypisywane do właściwego handlowca według regionu, bez ręcznego pośrednictwa arkuszy i wiadomości na czacie.
• Ujednolicony proces sprzedaży – każdy etap lejka ma jasno ustaloną definicję przejścia, co eliminuje sytuację, w której każdy pracuje według własnego schematu, a dane przestają być porównywalne.
• Raportowanie bez wychodzenia z systemu – menedżerowie widzą aktualny stan lejka, konwersję między etapami i aktywność handlowców bezpośrednio w systemie.
• Pełna historia relacji z klientem w jednym miejscu – korespondencja, ustalenia i historia kontaktów są przechowywane przy każdej szansie sprzedaży, co eliminuje ryzyko utraty wiedzy przy rotacji w zespole.
• Przygotowanie do skalowania – ustandaryzowane procesy i nagrane warsztaty pozwalają nowym handlowcom wejść w pracę bez wielotygodniowego transferu wiedzy od kolegów.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive dla HR KONO GROUP pokazuje, że posiadanie systemu CRM i pełne wykorzystanie jego potencjału to dwie zupełnie różne rzeczy. Pipedrive był w organizacji obecny zanim projekt się rozpoczął – a mimo to wiele rzeczy można było zrobić sprawniej.

Własnoręczna konfiguracja bez wcześniejszej analizy procesów to częsty pierwszy krok, który z czasem zaczyna ograniczać zamiast pomagać. Narzędzie skrojone pod jedną osobę, etapy lejka rozumiane różnie przez różnych handlowców czy dane, których nie sposób porównać – to wyzwania, z którymi mierzy się wiele firm korzystających z CRM.

Zdecydowanie się na ustrukturyzowany cykl warsztatów może być realnym zapalnikiem do zmiany. Nie chodzi wyłącznie o konfigurację narzędzia – chodzi o wspólne wypracowanie definicji procesu, ustalenie zasad pracy i zbudowanie systemu, który rozumie i stosuje cały zespół. To właśnie ten krok sprawia, że Pipedrive przestaje być miejscem do przechowywania kontaktów, a zaczyna aktywnie wspierać sprzedaż i zarządzanie.