Case Study - Eca Design

O firmie

ECA DESIGN GW to wrocławska firma specjalizująca się w kompleksowej realizacji inwestycji budowlanych – od etapu projektu po pełne wykonawstwo. Działa w modelu tradycyjnego wykonawstwa oraz  „zaprojektuj i wybuduj”, dzięki czemu inwestorzy mogą powierzyć jej cały proces, mając pewność, że każdy etap – od koncepcji, przez uzyskanie pozwoleń, po nadzór nad pracami – zostanie zrealizowany zgodnie z budżetem i harmonogramem. Zespół łączy doświadczenie projektowe i wykonawcze, co pozwala tworzyć nowoczesne obiekty mieszkaniowe, komercyjne i publiczne, dopasowane do potrzeb inwestorów. Firma dba o przejrzystą komunikację, odpowiedzialne planowanie i realne wsparcie w decyzjach technicznych, dzięki czemu klienci mogą skupić się na wizji projektu, a nie na jego logistyce.

Wyzwanie

Zespół ECA DESIGN GW poszukiwał rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować procesy sprzedażowe i prospectingowe oraz zapewnić większą kontrolę nad komunikacją z inwestorami i partnerami biznesowymi. W miarę rozwoju firmy oraz zwiększania liczby prowadzonych projektów pojawiła się potrzeba scentralizowania informacji o klientach i inwestycjach. Dotychczasowe, rozproszone narzędzia nie pozwalały na pełną kontrolę pipeline’u, analizę skuteczności działań handlowych ani szybkie reagowanie na zmiany w statusach projektów.

Celem wdrożenia było stworzenie środowiska CRM, które:

• połączy procesy prospectingowe i sprzedażowe w jednym narzędziu,
• usprawni komunikację wewnętrzną i zewnętrzną,
• umożliwi szybki dostęp do kluczowych informacji i raportów,
• ograniczy manualne czynności administracyjne i ryzyko utraty danych.

Zakres współpracy

• Konfiguracja systemu Pipedrive – dostosowanie środowiska do potrzeb branży budowlanej, w tym personalizacja pól, widoków i etapów lejka sprzedażowego.
• Migracja danych – szkolenie z przygotowania i przenoszenia informacji z wcześniejszych narzędzi oraz usystematyzowanie istniejących rekordów klientów.
• Integracja z pocztą e-mail – umożliwienie automatycznego zapisywania korespondencji w CRM i łatwego śledzenia historii kontaktów.
• Automatyzacja procesów – wprowadzenie przypomnień follow-up, powiadomień o zmianach statusów, zadań cyklicznych i automatycznych aktualizacji pól.
• Raportowanie i dashboardy – konfiguracja kluczowych wskaźników efektywności (m.in. źródła leadów, współczynnik konwersji, analiza pipeline’u).
• Szkolenie zespołu – praktyczne szkolenie z codziennej pracy w Pipedrive, w tym korzystania z aplikacji mobilnej dla osób pracujących w terenie.

Przebieg współpracy

Wdrożenie zostało zrealizowane w formule partnerskiej, z naciskiem na praktyczne dopasowanie systemu do sposobu pracy zespołu ECA DESIGN GW. Kluczowe elementy konfiguracji zostały opracowane na podstawie realnych scenariuszy sprzedażowych – od pozyskania zapytania po finalizację umowy. W kolejnych etapach wdrożono automatyzacje, integracje oraz raporty analityczne, które pozwoliły firmie efektywnie monitorować działania handlowe i inwestycyjne. Całość zakończyło szkolenie użytkowników, skupione na praktycznym wykorzystaniu systemu w codziennej pracy.

Efekty

• Ujednolicenie procesów sprzedaży i prospectingu – wszystkie działania prowadzone są w jednym, spójnym systemie, który odwzorowuje etapy pracy zespołu.
• Pełna centralizacja danych – CRM stał się źródłem wiedzy o klientach, inwestycjach i historii kontaktów, co usprawniło współpracę między działami.
• Większa kontrola nad pipeline’em – dzięki automatyzacji i raportowaniu handlowcy mogą łatwiej śledzić statusy i planować kolejne kroki.
• Oszczędność czasu i mniej pracy manualnej – automatyczne przypomnienia, powiadomienia i integracje z pocztą odciążyły zespół z powtarzalnych zadań.
• Nowa jakość raportowania – kierownictwo ma dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji biznesowych.
• Mobilność i elastyczność działania – zespół może zarządzać sprzedażą i klientami również w terenie, z poziomu aplikacji mobilnej.
• CRM dopasowany do branży wykonawczej – system wspiera zarówno działania prospectingowe, jak i sprzedażowe, umożliwiając skuteczne mierzenie efektywności całego procesu.

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie Pipedrive w ECA DESIGN GW pokazało, że nowoczesny CRM może znacząco zwiększyć przejrzystość i efektywność procesów biznesowych w firmach budowlanych. Dzięki dopasowaniu systemu do specyfiki branży udało się połączyć zarządzanie relacjami z klientami z nadzorem nad pipeline’em i skutecznym raportowaniem. Pipedrive stał się dla zespołu ECA DESIGN GW nie tylko narzędziem sprzedażowym, ale także codziennym wsparciem w planowaniu i monitorowaniu działań. Projekt ten pokazuje, że efektywne wdrożenie CRM nie wymaga skomplikowanych analiz, a kluczem do sukcesu jest zrozumienie realnych potrzeb zespołu i dopasowanie systemu do rytmu jego pracy.