7 błędów w Pipedrive, które hamują Twoją sprzedaż

Pipedrive to potężne narzędzie CRM, które może znacząco usprawnić procesy sprzedażowe i poprawić efektywność zespołów. Jednak, jak w przypadku każdego systemu, jego skuteczność zależy od tego, jak jest używany. Nawet najlepiej zaprojektowany CRM może przynieść odwrotne rezultaty, jeśli użytkownicy popełniają błędy w jego konfiguracji lub wykorzystaniu.

Nieprawidłowe wprowadzanie danych, brak standaryzacji procesów czy niewykorzystywanie kluczowych funkcji Pipedrive może prowadzić do chaosu, strat czasu, a nawet błędnych decyzji biznesowych. Aby uniknąć tych problemów i w pełni wykorzystać potencjał Pipedrive, warto zwrócić uwagę na najczęściej popełniane błędy i dowiedzieć się, jak je naprawić.

W tym artykule omawiamy 7 najczęstszych błędów w Pipedrive, które mogą hamować Twoją sprzedaż, oraz podpowiadamy, jak je skutecznie wyeliminować.

Błąd 1 - Niewykorzystywanie modułu potencjalnych klientów (Leads Inbox)

Wiele firm nie korzysta z dedykowanego modułu Pipedrive do zarządzania potencjalnymi klientami (Leads Inbox). Zamiast tego, wszystkie nowe zapytania, kontakty z formularzy czy wizytówek są bezpośrednio dodawane jako szanse sprzedaży (Deals) w głównym pipeline. To oznacza, że nawet nie weryfikowane i niepewne kontakty trafiają od razu do procesu sprzedażowego.

Konsekwencje błędu:
Dodawanie niesprawdzonych leadów bezpośrednio do pipeline'u powoduje jego "zaśmiecanie". W efekcie:

• Pipeline staje się pełen kontaktów o niskiej wartości, co sztucznie zawyża liczbę szans sprzedaży w toku.
  
  
• Kluczowe wskaźniki konwersji zostają zniekształcone, co utrudnia realistyczne prognozowanie wyników sprzedażowych.
  
  
• Handlowcy tracą czas na analizowanie i kontaktowanie się z leadami, które wcale nie powinny trafić do pipeline’u.

Rozwiązanie:
Najlepiej wdrożyć proces zarządzania nowymi kontaktami poprzez moduł Potencjalnych Klientów (Leads Inbox). Oto kluczowe kroki:

1. Pierwszy kontakt: Wszystkie nowe, nieskwalifikowane zapytania trafiają najpierw do Leads Inbox.
   
   
2. Weryfikacja: W module odbywa się wstępna analiza i kwalifikacja.
   
   
3. Kryteria konwersji: Ustal jasne i mierzalne zasady, które lead musi spełnić, aby zostać przekonwertowany na pełnoprawną szansę sprzedaży (Deal) i trafić do pipeline'u.
   
   
4. Szkolenie zespołu: Przeszkol handlowców, aby rozumieli i stosowali nowy przepływ: Lead -> Kwalifikacja -> Konwersja na Deal lub Dyskwalifikacja.

Korzyść:
Dzięki wykorzystaniu Leads Inbox pipeline sprzedaży staje się znacznie czystszy i bardziej wartościowy. Zamiast gubić się w natłoku przypadkowych kontaktów, handlowcy mogą skupić się na naprawdę obiecujących szansach. To również poprawia dokładność śledzenia wskaźników konwersji oraz umożliwia tworzenie bardziej wiarygodnych prognoz sprzedażowych.

Błąd 2 - Niewykorzystywanie filtrów i widoków niestandardowych

Wielu użytkowników Pipedrive ogranicza się do korzystania z domyślnych widoków list (np. lista szans sprzedaży, kontakty), pomijając możliwość tworzenia i zapisywania niestandardowych filtrów. Skutkuje to brakiem dedykowanych widoków dostosowanych do konkretnych potrzeb, takich jak:

• Szanse sprzedaży z wybranego regionu,
  
  
• Szanse o wartości powyżej określonej kwoty,
  
  
• Szanse przypisane do konkretnego handlowca,
  
  
• Szanse z przeterminowanymi działaniami.

Konsekwencje błędu:
Korzystanie wyłącznie z domyślnych widoków utrudnia szybki dostęp do kluczowych informacji. W praktyce oznacza to stratę czasu na ręczne przeszukiwanie, sortowanie i przewijanie długich list. W dużych bazach danych pełne, niefiltrowane listy mogą ładować się długo, co dodatkowo obniża wydajność pracy. Brak spersonalizowanych widoków powoduje również trudności w monitorowaniu priorytetowych zadań i segmentów rynku, które są istotne dla konkretnej roli czy kampanii.

Rozwiązanie:
Najpierw należy zidentyfikować najczęściej wykorzystywane segmenty danych przez różnych użytkowników i zespoły. Następnie warto przeszkolić pracowników w zakresie tworzenia szczegółowych filtrów, bazujących na dostępnych kryteriach (pola standardowe i niestandardowe dla szans, kontaktów, organizacji, działań itd.). Rekomendowane jest także zapisywanie najważniejszych filtrów jako "Ulubionych" w celu łatwego dostępu. Dodatkowo warto uprościć widoki list, pozostawiając tylko najważniejsze kolumny, co poprawi czytelność i przyspieszy ładowanie danych.

Korzyść:
Wykorzystanie filtrów i widoków niestandardowych pozwala na szybki dostęp do potrzebnych danych, eliminując czasochłonne przeszukiwanie list. Użytkownicy mogą łatwiej skupić się na priorytetowych zadaniach, co znacząco poprawia organizację pracy i zarządzanie czasem. Dodatkowo zoptymalizowane widoki pozytywnie wpływają na wydajność systemu, zwłaszcza przy pracy z dużymi bazami danych.

Błąd 3 - Niejasne lub niespójne definicje etapów

Często nawet przy dobrze zaplanowanej liczbie etapów w procesie sprzedaży pojawia się problem z brakiem jasnych, jednoznacznych i zrozumiałych dla wszystkich definicji poszczególnych etapów. Skutkuje to sytuacją, w której nie jest do końca wiadomo, jakie kryteria muszą zostać spełnione, aby przesunąć szansę sprzedaży do kolejnego etapu.

Konsekwencje błędu:
Brak precyzyjnych definicji etapów powoduje, że każdy handlowiec może inaczej interpretować postęp szansy sprzedaży. W praktyce oznacza to subiektywną ocenę i niespójność w zarządzaniu pipeline’em. Może się zdarzyć, że szanse są przesuwane do kolejnych etapów „na wyrost”, bez spełnienia rzeczywistych wymagań. W efekcie trudniej ocenić rzeczywiste prawdopodobieństwo zamknięcia sprzedaży i właściwie zakwalifikować leady.

Rozwiązanie:
Kluczem jest opracowanie i udokumentowanie precyzyjnych definicji każdego etapu w pipeline’ie. Każda definicja powinna jasno określać warunki wejścia i wyjścia z etapu, czyli co dokładnie musi się wydarzyć, aby szansa mogła zostać przeniesiona dalej. Warto przeprowadzać regularne szkolenia, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu dobrze rozumieją te zasady. Dodatkowo można wykorzystać wbudowane w Pipedrive podpowiedzi i przypomnienia dotyczące kryteriów każdego etapu.

Korzyść:
Dzięki jednoznacznym definicjom etapów proces sprzedaży staje się bardziej przewidywalny i spójny w całym zespole. Ułatwia to rzetelną ocenę kondycji pipeline’u i prognozowanie wyników. Zwiększa się też trafność kwalifikacji szans sprzedaży, co prowadzi do bardziej realistycznych prognoz i lepszego zarządzania priorytetami.

Błąd 4 - Brak wymaganych pól i konsekwencji ich niewypełniania

Często zdarza się, że w Pipedrive nie skonfigurowano kluczowych pól jako wymaganych na odpowiednich etapach pipeline’u sprzedażowego. Nawet jeśli te pola są ustawione jako obowiązkowe, brakuje konsekwentnego egzekwowania ich wypełniania przez użytkowników. Efekt? Dane są niekompletne, a kluczowe informacje (np. budżet, decydent, harmonogram) bywają pomijane.

Konsekwencje błędu:
Niekompletne dane utrudniają rzetelną kwalifikację szans sprzedażowych oraz efektywne raportowanie. Brak kluczowych informacji ogranicza możliwości dogłębnej analizy i podejmowania świadomych decyzji biznesowych. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w której zespół nie ma pełnego obrazu szans sprzedażowych, co skutkuje nietrafnymi prognozami i decyzjami.

Rozwiązanie:
Najpierw należy zidentyfikować, które informacje są absolutnie niezbędne na poszczególnych etapach procesu sprzedaży – takie jak budżet, osoba decyzyjna czy harmonogram. Następnie trzeba skonfigurować Pipedrive tak, aby te pola były wymagane przed przejściem szansy do kolejnego etapu. Dodatkowo warto przeprowadzić szkolenia dla zespołu, aby uświadomić znaczenie kompletności danych oraz regularnie monitorować wprowadzane informacje.

Korzyść:
Dzięki pełnym i dokładnym danym proces sprzedaży staje się bardziej przejrzysty i przewidywalny. Można dokładniej kwalifikować szanse, prognozować wyniki oraz przeprowadzać szczegółowe analizy efektywności działań. W efekcie zespoły podejmują trafniejsze decyzje i lepiej planują działania sprzedażowe.

Błąd 5 - Brak standaryzacji wprowadzanych danych

Brak standaryzacji wprowadzanych danych to częsty problem, który obejmuje różnorodne niedociągnięcia, takie jak:

• Nieustalone standardy nazewnictwa (np. tytuły szans sprzedaży),
  
  
• Niekonsekwentne formatowanie danych (np. numery telefonów, adresy),
  
  
• Wprowadzanie niepełnych lub błędnych informacji (literówki, błędy merytoryczne).

W rezultacie dane w systemie CRM stają się chaotyczne i trudne do uporządkowania.

Konsekwencje błędu:
Niespójne dane sprawiają, że wyszukiwanie, filtrowanie i segmentacja bazy klientów stają się nieefektywne. Często prowadzi to do problemów z integracją Pipedrive z innymi systemami, generując nieprecyzyjne lub wręcz mylące raporty. Ponadto niespójności mogą powodować duplikaty rekordów, co utrudnia zarządzanie bazą klientów i powoduje błędy w analizach.

Rozwiązanie:
Pierwszym krokiem jest stworzenie jasnych standardów wprowadzania danych:

• Określ formaty dla pól (np. format numeru telefonu, struktura adresu),
  
  
• Ustal zasady nazewnictwa szans sprzedaży i innych rekordów,
  
  
• Zadbaj o szkolenie zespołu w zakresie nowych zasad.
  Warto też wykorzystać funkcje Pipedrive, takie jak pola wymagane oraz reguły walidacji (jeśli dostępne w planie). Regularne audyty jakości danych pomogą wykrywać i naprawiać błędy na bieżąco.

Korzyść:
Dzięki standaryzacji dane w CRM stają się przejrzyste i spójne, co ułatwia zarządzanie informacjami oraz korzystanie z funkcji wyszukiwania i filtrowania. Poprawia się jakość raportów i minimalizuje ryzyko błędów przy integracjach oraz analizach. W efekcie zespół pracuje sprawniej i z większą pewnością co do wiarygodności danych.

Błąd 6 - Całkowite pomijanie automatyzacji

Wielu użytkowników Pipedrive nie korzysta w ogóle z wbudowanych funkcji automatyzacji, mimo że są one dostępne i łatwe w konfiguracji. Zamiast tego, pracownicy ręcznie wykonują powtarzalne zadania, takie jak:

• Tworzenie działań follow-up po zmianie etapu szansy,
  
  
• Wysyłanie powiadomień o zmianach,
  
  
• Aktualizowanie pól na podstawie określonych wyzwalaczy.

Efektem jest wykonywanie ręcznie wielu rutynowych czynności, które można by łatwo zautomatyzować.

Konsekwencje błędu:
Brak automatyzacji powoduje marnowanie cennego czasu zespołu sprzedaży na wykonywanie manualnych czynności, które nie wnoszą bezpośredniej wartości dodanej. Może to prowadzić do:

• Ryzyka błędów ludzkich, np. zapomnienia o zaplanowaniu kolejnego działania,
  
  
• Niespójności w realizacji standardowych procedur przez różnych członków zespołu,
  
  
• Opóźnień w reagowaniu na kluczowe wydarzenia w procesie sprzedaży.
  W efekcie praca zespołu staje się mniej efektywna, a klienci mogą czekać dłużej na odpowiedź lub działania follow-up.

Rozwiązanie:
Na początek warto zidentyfikować najbardziej powtarzalne zadania, które mają jasne reguły, dużą objętość i niską złożoność. Oto kilka przykładowych automatyzacji:

• Tworzenie zadania "Zadzwoń za 3 dni" po wysłaniu oferty – automatyczne przypomnienie o follow-upie,
  
  
• Wysyłanie powiadomienia o zmianie etapu szansy – szybka informacja dla odpowiednich osób,
  
  
• Automatyczne dodanie działania przy zmianie etapu – np. ustawianie daty następnego kontaktu.

Korzyść:
Automatyzacja w Pipedrive pozwala na znaczne oszczędności czasu, ponieważ rutynowe czynności są wykonywane automatycznie. Dzięki temu handlowcy mogą skupić się na zadaniach o wyższej wartości, takich jak budowanie relacji i negocjacje. Zwiększa się produktywność zespołu, zmniejsza liczba błędów i poprawia spójność procesów sprzedażowych, co przekłada się na szybszą i bardziej profesjonalną obsługę klientów.

Błąd 7 - Zaniedbywanie higieny bazy danych

Wiele firm nie dba regularnie o czystość swojej bazy danych w Pipedrive. Brakuje ustalonych procesów wyszukiwania i łączenia zduplikowanych rekordów, takich jak kontakty, organizacje czy szanse sprzedaży. Często zapomina się również o archiwizowaniu starych, zamkniętych (wygranych lub przegranych) szans sprzedaży, co prowadzi do gromadzenia się przestarzałych danych.

Konsekwencje błędu:
Zaniedbana baza danych szybko staje się „zaśmiecona” i trudna w zarządzaniu. W praktyce oznacza to:

• Niedokładne raporty – wyniki są zafałszowane przez powielone dane,
  
  
• Problemy z segmentacją i personalizacją – trudniej wyodrębnić właściwe grupy klientów,
  
  
• Ryzyko wielokrotnej komunikacji – powtarzające się wiadomości do tego samego klienta (w przypadku duplikatów),
  
  
• Spowolnienie systemu – przy dużych bazach danych niepotrzebne rekordy mogą obciążać system, wpływając na jego wydajność.
  
  

Rozwiązanie:
Najważniejsze to wdrożyć regularne procedury dbania o higienę bazy danych, które obejmują:

1. Usuwanie duplikatów:
   
   
   • Wykorzystaj wbudowane w Pipedrive narzędzia do wyszukiwania i scalania zduplikowanych rekordów.
     
     
   • Regularnie monitoruj bazę pod kątem powielonych danych, zwłaszcza po imporcie dużych zbiorów.
     
     
2. Archiwizacja starych danych:
   
   
   • Ustal harmonogram archiwizacji zamkniętych szans sprzedaży (wygranych i przegranych), aby baza zawierała tylko aktywne i aktualne informacje.
     
     
3. Prewencja:
   
   
   • Opracuj zasady wprowadzania danych, aby uniknąć tworzenia duplikatów już na etapie dodawania nowych rekordów (np. automatyczne sprawdzanie przed zapisaniem).
     
     
4. Edukacja zespołu:
   
   
   • Przeprowadź szkolenia, aby handlowcy wiedzieli, jak wprowadzać dane poprawnie i jak sprawdzać ich unikalność.

Korzyść:
Regularne dbanie o higienę bazy danych przekłada się na większą wiarygodność i dokładność informacji w CRM. Dzięki temu raporty są precyzyjne, segmentacja klientów bardziej efektywna, a ryzyko błędów w komunikacji – zminimalizowane. Czysta baza danych poprawia również wydajność systemu, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych zbiorów informacji.

Podsumowanie: Jak uniknąć błędów i w pełni wykorzystać potencjał Pipedrive?

Pipedrive to narzędzie, które może znacząco usprawnić zarządzanie sprzedażą – o ile jest używane zgodnie z najlepszymi praktykami. Zidentyfikowanie i wyeliminowanie błędów, takich jak brak automatyzacji, niespójne dane czy niewłaściwe zarządzanie leadami, może nie tylko uprościć codzienną pracę zespołów sprzedażowych, ale także przełożyć się na lepsze wyniki biznesowe.

Aby uniknąć problemów i w pełni wykorzystać możliwości Pipedrive, warto:

• Regularnie szkolić zespół, aby wszyscy użytkownicy rozumieli zasady działania systemu i korzystali z niego w sposób spójny,
• Dostosować procesy do potrzeb firmy, konfigurując system zgodnie z jej specyfiką,
• Wykorzystywać kluczowe funkcje Pipedrive, takie jak Leads Inbox, automatyzacje czy filtry niestandardowe,
• Dbać o higienę bazy danych, aby uniknąć chaosu i problemów z raportowaniem.

Pamiętaj, że inwestycja w optymalizację sposobu korzystania z Pipedrive zwróci się w postaci lepszego zarządzania sprzedażą, bardziej precyzyjnych raportów i większej skuteczności zespołu.

Skorzystaj z pomocy eksperta i wprowadź dobre praktyki w Pipedrive

Jeśli masz wątpliwości, czy w pełni korzystasz z możliwości Pipedrive, lub zastanawiasz się, jak zoptymalizować swoje procesy, nie zostawiaj tego przypadkowi! Współpraca z ekspertem pozwoli Ci maksymalnie dostosować system do specyfiki Twojej firmy i wyeliminować błędy, które mogą hamować efektywność sprzedaży.

Aby pomóc Ci wprowadzić najlepsze praktyki, oferujemy 2-godzinną konsultację z naszym ekspertem. Podczas spotkania:

• Przeanalizujemy, jak obecnie korzystasz z Pipedrive,
• Wychwycimy błędy i niespójności w procesach,
• Zarekomendujemy konkretne zmiany i usprawnienia, które poprawią efektywność Twojej pracy w systemie.

Koszt takiej konsultacji to 290 zł netto za 2 godziny – to niewielka inwestycja, która może znacząco zwiększyć skuteczność Twoich działań sprzedażowych.

Nie trać czasu na domysły! Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia naszych ekspertów, aby w pełni wykorzystać potencjał Pipedrive i usprawnić pracę swojego zespołu.

Zarezerwuj swoją konsultację już dziś i zacznij działać efektywniej!